به گزارش وبسایت Market، حدود ۸۲ درصد از افراد موفق از ابزارهای مدیریت زمان برای منظم بودن استفاده میکنند تا بهطور موثرتری به اهداف خود برسند. این ابزارها شامل تکنیکهای مختلفی هستند که با به کارگیری آنها میتوان بهشکل بالقوهای در زمان صرفهجویی کرد. ما در این مقاله میخواهیم درباره بهترین تکنیکهای مدیریت زمان و نکات مهم درباره آنها صحبت کنیم.
مدیریت زمان چیست؟
Time management is consciously planning and controlling time spent on specific tasks to increase efficiency.
مدیریت زمان به معنای برنامهریزی و کنترل آگاهانه زمانی است که برای انجام وظایف مشخص صرف میشود تا بهرهوری افزایش پیدا کند. Coursera
در واقع، مدیریت زمان مهارتی است که به شما این امکان را میدهد تا برای انجام کارهایتان در طول روز برنامهریزی زمانی کنید، از زمانتان بیشترین و بهترین استفاده را کنید و در نهایت بابت کارهایی که توانستید در آن ۲۴ ساعت انجام دهید، روزتان را با احساس خوشایندی به پایان برسانید.
داشتن مهارت مدیریت زمان به شما کمک میکند تا در انجام فعالیتها، وظایف و مسئولیتهای مربوط به حرفه و زندگیتان، عملکرد بهتری داشته باشید.
برای اطلاعات بیشتر به مقاله «مدیریت زمان چیست؟» مراجعه کنید.
- بیشتر بخوانید: سرمایه گذاری با ۵۰ میلیون
- بیشتر بخوانید: راه اندازی کسب و کار با ۵۰ میلیون
- بیشتر بخوانید: چگونه ماهی ۴۰ میلیون درآمد داشته باشیم
وبینار ماشین پولسازی دلاری
اگر دنبال «کسب درآمد دلاری» هستی و نمیدونی از کجا شروع کنی این وبینار رایگان مختص تویه
تاریخ وبینار: جمعه ۳۰ آبان ساعت ۱۲ ظهر
تا برگزاری وبینار!
تکنیکهای مدیریت زمان چیست؟
تکنیکهای مدیریت زمان به افراد کمک میکند تا از زمانشان بهطور موثرتری استفاده کنند و کارهایشان را پیش ببرند. این تکنیکها روز شلوغ و کاری شما را تا حدی سادهتر میکند و باعث میشود کارهایتان سریعتر و هوشمندانهتر پیش رود. در نتیجه، به افراد کمک میکنند تا کارهایشان عقب نیفتند و بین کار و زندگی شخصی آنها تعادلی برقرار میکند.
در این قسمت، ۲۵ تکنیک مدیریت زمان را به شما معرفی میکنیم.
1_ از تکنیک پومودورو استفاده کنید
تکنیک پومودورو توسط فرانچسکو سیریلو ابداع شد. او از یک تایمر آشپزخانه استفاده کرد و زمان خود را به فواصل ۲۵ دقیقهای تقسیم کرد و پس از هر ۲۵ دقیقه، به خودش یک استراحت کوتاه ۵ دقیقهای میداد.
نام پومودورو از کلمه ایتالیایی به معنای گوجه فرنگی گرفته شده است. دلیل این که سیریلو نام این تکنیک را پومودورو این بود که تایمر آشپزخانه او دقیقا شبیه یک گوجه فرنگی بود.
اگر میخواهید از تکنیک پومودورو استفاده کنید، باید به این صورت عمل کنید:
- کاری که میخواهید انجام دهید را انتخاب کنید.
- تایمرتان را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
- تا زمانی که مدت زمان تایمر تمام نشده است روی کارتان تمرکز کنید.
- پس از اتمام تایمر ۲۵ دقیقهای، ۵ دقیقه استراحت کنید.
- این فرایند را ۴ بار تکرار کنید و پس از اتمام چهارمین ۲۵ دقیقه، به مدت ۲۵ تا ۳۰ دقیقه استراحت کنید.
یک پومودورو درست به این صورت:
- ۲۵ دقیقه کار = ۵ دقیقه استراحت
- ۲۵ دقیقه کار = ۵ دقیقه استراحت
- ۲۵ دقیقه کار = ۵ دقیقه استراحت
- ۲۵ دقیقه کار = ۱۵ تا ۲۰ دقیقه استراحت
انقدر این فرایند ۴ باره را تکرار کنید تا زمانی که کارتان تمام شود یا احساس کنید به اندازه کافی از زمان روزتان استفاده بهینه کردهاید. هدف تکنیک پومودورو ایجاد حس فوریت، وادار کردن شما به حفظ تمرکز در طول کار و داشتن حس سرزندگی و انگیزه در طول روز است.
2_ برای انجام کارهایتان زمان مشخصی تعیین کنید
برای کارهایی که باید انجام دهید، زمان مشخصی تعیین کنید یا محدودیت زمانی در نظر بگیرید. این راهکار ممکن است در شما احساس فوریت ایجاد کند و به شما انگیزه دهد تا کارهایتان را انجام دهید.
هنگام تعیین محدودیت زمانی، زمانی کمتر از آنچه که معمولا برای انجام کارهایتان نیاز دارید در نظر بگیرید تا انگیزهای در شما ایجاد شود و کارهایتان را بهطور موثری انجام دهید. مثلا اگر ۳۰ دقیقه طول میکشد تا برای رفتن سرکار آماده شوید، این زمان را ۲۵ دقیقه در نظر بگیرید.
3_ ابتدا کارهای مهمتان را انجام دهید
هنگام شروع روز، مهمترین کاری که باید انجام دهید را مشخص کنید و اول به سراغ آن روید. این راهکار باعث ایجاد حس موفقیت در شما میشود و شما را برای انجام کارهای دیگر ترغیب میکند.
این تکنیک همچنین به افراد کمک میکند تا از انجام کارهای غیر مهم اجتناب کنند و وقتشان هدر نرود.
- بیشتر بخوانید: برنامه ریزی افراد موفق
- بیشتر بخوانید: نصیحت های ایلان ماسک
- بیشتر بخوانید: هدف از درس خواندن چیست
4_ از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید
تکنیک ماتریس آیزنهاور توسط سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده آمریکا یعنی دوایت آیزنهاور اختراع شده است. این تکنیک مدیریت زمان بر اولویتبندی وظایف از نظر اهمیت و ضرورت آنها تمرکز دارد. هر چه یک کار مهمتر و ضروریتر باشد باید در فهرست بالاتری از کارها قرار داشته باشد.
برای استفاده از این تکنیک باید مراحل زیر را انجام دهید و چهار دستهبندی ایجاد کنید:
فوری و مهم: این کارها باید زودترین زمان ممکن انجام شوند.
مهم اما نه فوری: برای انجام این کارها باید زمانی را در آینده تعیین کنید.
فوری اما نه مهم: این کارها را میتوانید به دیگران بسپارید.
نه فوری و نه مهم: این کارها باید حذف شوند.
لیستی از کارهایتان تهیه کنید و هر یک از آنها را در یکی از ۴ دسته بالا قرار دهید. این تکنیک به افراد کمک میکند تا کارهایشان را اولویتبندی و برای روزشان برنامهریزی کنند.
5_ از قانون پارکینسون استفاده کنید
قانون پارکینسون توسط یک مورخ بریتانیایی به نام سیریل نورثکوت پارکینسون ایجاد شده است. این قانون بیشتر شبیه موضوعات فلسفی و کمتر شبیه تکنیک مدیریت زمان است.
این قانون میگوید:
- تا جایی که میتوانید کارآمدتر عمل کنید و کارهایتان را در مدت زمان کوتاهتری انجام دهید.
- خودتان را در موقعیتهایی قرار دهید که در آن موقعیتها برای به پایان رساندن کارها محدودیت زمانی دارید. در واقع باید محدودیت زمانی به خودتان تحمیل کنید مثلا لپتاپتان را به شارژ نزنید. این کار شما را در موقعیتی قرار میدهد که مجبور شوید تا قبل از تمام شدن شارژ لپتاپ، کارتان را سریعتر تمام کنید.
- کارتان را زودتر تمام کنید یا کارهایتان را قبل از موعد مقرر انجام دهید. اگر تا نیمه شب مهلت دارید کارتان را تمام کنید، سعی کنید آن را زودتر به پایان برسانید مثلا ساعت ۵ عصر.
- برای جلوگیری از به تعویق انداختن کارها، مدت زمانی که صرف کارهای بیاهمیت میکنید را کمتر کنید. مثلا اگر هر روز نیم ساعت طول میکشد تا جواب پیامهایتان را بدهید، این زمان را به ۲۰ دقیقه کاهش دهید. این تکنیک شما را مجبور میکند تا عملکرد کارآمدتری داشته باشید.
6_ از تکنیک کانبان استفاده کنید
نام این تکنیک مدیریت زمان ژاپنی است و دلیل آن این است که این تکنیک برای اولین بار توسط تایچی اونو در دهه ۱۹۶۰ در حالی که برای خودروسازی تویوتا کار میکرد، اختراع شد. ایده اصلی این روش، افزایش بهرهوری کلی و کارایی فرایند تولید تویوتا بود.
برای شروع استفاده از این تکنیک باید به صورت زیر عمل کنید:
- در ابتدا به یک جدول بزرگ و چند تکه کاغذ نیاز دارید.
- یک کار را در نظر بگیرید و تمام مراحلی که برای اتمام آن کار باید انجام دهید را مشخص کنید. بهعنوان مثال اگر یکی از کارهای شما نوشتن مقاله است، مراحل مختلف مقالهنویسی را به صورت مجزا بنویسید و برای هر مرحله یک ستون ایجاد کنید.
قوانین خاصی در مورد نحوه تقسیم یک کار یا نحوه تقسیم مراحل وجود ندارد اما رایجترین روش آن به شرح زیر است:
- هنوز انجام نشده: در این ستون باید جزئیات کار، نحوه انجام کار، زمان تحویل کار و هر اطلاعات دیگری که قبل از انجام کار باید بدانید را بنویسید. مثلا این ستون میتواند مکانی باشد برای اولویتبندی کارها.
- باید انجام شود: در این ستون باید کارهایی که قرار است انجام دهید را بنویسید.
- در حال انجام: در این ستون باید کارهایی که در حال حاضر روی آنها کار میکنید را بنویسید.
- انجام شد: در این ستون باید کارهایی که انجام دادهاید و تمام شدهاند را بنویسید.
7_ از تکنیک GTD استفاده کنید
روش GTD که مخفف Getting Things Done و به معنی انجام کارها است توسط دیوید آلن ایجاد شده و در کتابش به نام به سرانجام رساندن کارها؛ هنر بازدهی بالا بدون استرس، بهطور کامل درباره این تکنیک مدیریت زمان توضیح داده است. بهطور کلی، این تکنیک یکی از موفقترین تکنیکهای مدیریت زمان است.
ایده اصلی در روش GTD این است که ابتدا ذهن خود را از کلیت کارها، پروژهها و سایر مسئولیتهای مربوط به کار و زندگی دور کنید سپس برای به پایان رساندن همه آن کارها با موفقیت، گامهایی بردارید.
مراحل استفاده از تکنیک GTD به شرح زیر است:
- ثبت: هر کاری که میخواهید تکمیل کنید را یادداشت کنید.
- شفافسازی: در مورد نحوه انجام کارها تصمیم بگیرید.
- سازماندهی: دستهبندیهای مختلفی ایجاد کنید و هر کاری را در دسته مربوط به خود قرار دهید. مثلا دستههایی مثل شغل، سرگرمی، استراحت، کارهای شخصی و…
- بررسی: وظایف را بررسی و برای تکمیل آنها جدول زمانی ایجاد کنید.
- شروع کار: پس از انجام تمام ۴ مرحله قبلی، زمان شروع انجام کارهاست.
- بیشتر بخوانید: شکست های افراد موفق
- بیشتر بخوانید: افراد موفق ایرانی که از صفر شروع کردند
- بیشتر بخوانید: داستان های انگیزشی افراد موفق
8_ از تکنیک مسدود کردن زمان استفاده کنید
تکنیک مسدود کردن زمان که توسط ایلان ماسک معرفی شده است بر این موضوع تاکید دارد که بر نحوه گذراندن وقت خود در طول روز آگاهی داشته باشید. هدف اصلی این تکنیک این است که با داشتن آگاهی میتوانید بیشتر از تکنیکهای مدیریت زمان استفاده کنید و همچنین اطمینان حاصل کنید که از هر قسمت از روزتان تا حد امکان بهطور موثری استفاده میکنید.
در واقع در تکنیک مسدود کردن زمان شما باید روزتان را به دورههای زمانی کوچکتر یا بلوکهای زمانی مختلف تقسیم کنید. برای این کار نکات زیر را در نظر بگیرید:
- ۲۴ ساعت روزتان را به بلوکهای زمانی (محدودیتهای زمانی) کوچکتری تقسیم کنید.
- سعی کنید زمان مورد نیاز برای انجام کارهای روزانهتان را تخمین بزنید و آنها را در بلوکهای زمانی قید کنید.
- هیچ زمان مشخصی برای هر بلوک زمانی وجود ندارد؛ این زمان بستگی به نوع فعالیت و شرایط شما دارد. مثلا میتوانید برای مسواک زدن، یک بلوک زمانی ۳ دقیقهای را در نظر بگیرید.
اگر تازه شروع به استفاده از این تکنیک کردهاید، تا زمانی که بهطور کامل با این تکنیک آشنا شوید و آن را با نیازها و خواستههای خود تطبیق دهید، ایده بسیار خوبی است که بلوکهای زمانیتان را کمی طولانیتر در نظر بگیرید.
9_ از تئوری کوزه ترشی استفاده کنید
تئوری شیشه ترشی یکی دیگر از تکنیکهای مدیریت زمان و یک روش عالی برای افرادی است که در تجسم مهارت دارند.
برای استفاده از این تکنیک فقط باید یک شیشهای را تصور کنید که پر از ماسه، سنگریزه و سنگ است. ماسه در پایین و سنگها در بالای شیشه قرار دارند. این شیشه ترشی روز شماست و همه چیز در این شیشه ترشی برنامههای روزانه شما را نشان میدهند:
- شن و ماسه نشاندهنده هر چیزی است که میتواند انجام وظایف روزانه شما را مختل کند مانند شبکههای اجتماعی، تماسهای تلفنی غیرمنتظره و…
- سنگریزهها نشاندهنده وظایفی است که فوریتی در انجام آنها وجود ندارد و میتوان آنها را به شخص دیگری واگذار کرد.
- سنگها مهمترین وظایف روز هستند و باید قبل از هر کاری آنها را انجام داد.
برای تسلط بر این تکنیک باید تمام وظایف روزانه خود را در یکی از این دستهها قرار دهید.
10_ از تکنیک قورباغه رو قورت بده استفاده کنید
این تکنیک از جمله معروف مارک تواین گرفته شده است که میگوید:
هر روز صبح یک قورباغه زنده را قورت دهید تا در طول روز هیچ اتفاق بدی برایتان رخ ندهد.
به زبان ساده، این روش بر اولویتبندی و انجام سختترین کارها در ابتدای روز تاکید دارد. دلیل آن هم این است که پس از اتمام آن کارها، انجام هر کار دیگری آسان خواهد بود.
11_ از تکنیک تایم باکسینگ استفاده کنید
جیمز مارتین اولین کسی بود که در کتاب خود با عنوان توسعه سریع برنامه، تکنیک تایم باکسینگ را توضیح داد. این تکنیک هم مشابه روش مسدود کردن زمان بر این تاکید دارد که روزتان را به چند تایم باکس تقسیم کنید و هر کار را به یک تایم باکس اختصاص دهید.
تفاوت میان مسدود کردن زمان و تایم باکسینگ این است که تکنیک مسدود کردن زمان بیشتر بر زمان انجام کارها تمرکز دارد در حالی که تکنیک تایم باکسینگ بیشتر به محدود کردن مدت زمانی که برای انجام هر کار صرف میشود، تاکید دارد.
هدف اصلی در تکنیک تایم باکسینگ، بهبود کارایی کلی شماست.
12_ از تکنیک ABCDE استفاده کنید
تکنیک مدیریت زمان ABCDE را آلن لکین ابداع کرده و در کتاب خود تحت عنوان چگونه با کنترل زمان فرمان زندگی را به دست بگیرید، بهطور کامل درباره این تکنیک صحبت کرده است.
این تکنیک مدیریت زمان هم مانند ماتریس آیزنهاور به اولویتبندی کارها، بازنگری آنها و بهینهسازی زمان مورد نیاز برای تکمیل هر کار تاکید دارد. برای استفاده از این تکنیک باید وظایف خود را در دستههای زیر دستهبندی کنید:
- دسته A: مهمترین کارهای روز
- دسته B: کارهایی که کمتر از دسته A مهم هستند.
- دسته C: کارهایی که بهتر است انجام شوند.
- دسته D: این کارها باید به دیگران سپرده شود.
- دسته E: کارهایی که انجام آنها اصلا ضروری یا مهم نیستند.
پس از دستهبندی تمام کارها در هر یک از دستههای بالا، کارهایتان را از دسته A شروع کنید.
13_ از تکنیک ۵-۳-۱ استفاده کنید
تکنیک ۵-۳-۱ یکی از تکنیکهای مدیریت زمان و یکی از روشهای سازنده و جالب برای مدیریت کارهای روزانه شماست.
این تکنیک واقعا ساده است؛ برای شروع باید طبق موارد زیر عمل کنید:
- تمام کارهای روزانه خود را در ۳ گروه بزرگ، متوسط و کوچک دستهبندی کنید.
- اگر بیشتر از یک کار بزرگ دارید، آنها را بر اساس میزان اهمیتشان اولویتبندی کنید و کارهایی را انجام دهید که بیشتر از همه اهمیت دارد.
- ابتدا با یک کار بزرگ شروع کنید و روی آن کار کنید تا تمام شود.
- در مرحله بعدی، ۳ کار متوسط را تکمیل کنید.
- و در نهایت وقت آن است که ۵ کار کوچک روزتان را انجام دهید.
برای استفاده از این تکنیک، داشتن مقداری انعطافپذیری نیاز است زیرا شما همیشه ۳ کار متوسط یا ۵ کار کوچک نخواهید داشت یا بعضی از روزها ممکن است فقط درگیر کارهای بزرگ باشید. اگر اینطور است، باید آنها را بر اساس اهمیتشان رتبهبندی کنید و به ترتیب آنها را انجام دهید.
- بیشتر بخوانید: برنامه ریزی روزانه برای نوجوانان
- بیشتر بخوانید: سرمایه گذاری برای بازنشستگی
- بیشتر بخوانید: مدیریت مالی در زندگی مشترک
14_ از تکنیک برنامهریزی سریع یا RPM استفاده کنید
تکنیک مدیریت زمان RPM توسط سخنران انگیزشی یعنی تونی رابینز ایجاد شده است. این تکنیک به مردم آموزش میدهد که ابتدا موفقیتشان را تصور و سپس آن را به واقعیت تبدیل کنند.
تکنیک RPM علاوهبر اینکه مخفف Rapid Planning Method است، مخفف موارد زیر هم است:
- R: مخفف نتیجهگرا
- P: مخفف هدف محور
- M: مخفف برنامه عملیاتی گسترده
رابینز این تکنیک را سیستم تفکر مینامد زیرا بر دستیابی به اهداف زندگی، تکمیل مهمترین کارها و یافتن بهترین راهها برای انجام کارها تمرکز دارد.
برنامهریزیکردن فواید زیادی از جمله مدیریت استرس یا نظم بیشتر دارد. ما در مقالهای در مورد فواید برنامه ریزی توضیحات بیشتری دادهایم که برای اطلاعات بیشتر میتوانید آن را بخوانید.
15_ از تکنیک کار عمیق استفاده کنید
تکنیک مدیریت زمان کار عمیق اولین بار توسط کال نیوپورت در کتابش به نام کار عمیق، قوانینی برای موفقیت متمرکز در دنیای پریشان، معرفی شد. کال نیوپورت دو نوع کار را معرفی میکند:
- کارهای کمتر عمیق: این کارها شامل وظایف آسان است.
- کارهای عمیق: این کارها شامل وظایف سخت و پیچیده است.
برای اجرای موفقیتآمیز این تکنیک باید:
- یک جدول زمانی ایجاد کنید و زمان کافی برای انجام کارهای عمیق اختصاص دهید. در این زمان فقط روی مهمترین وظایف تمرکز کنید و تمام عوامل حواسپرتی را به حداقل برسانید مثلا موبایلتان را سایلنت کنید.
- سعی کنید فعالیتهای عمیق را در زمانی از روز انجام دهید که فکر میکنید انرژی بیشتر و عملکرد بهتری دارید.
- پس از انجام کارهای عمیق، مطمئن شوید که زمان کافی برای انجام فعالیتهای کمتر عمیق دارید مانند چک کردن پیامها.
از شما دعوت میکنیم که به مقاله «کتاب های موفقیت شغلی» سری بزنید.
16_ فهرستی از کارهایی تهیه کنید که نباید آنها را انجام دهید
این تکنیک هم میتواند کارآمد باشد. کارهایی که نیاز نیست آنها را انجام دهید یا میدانید باعث کاهش بهرهوری شما میشوند را لیست کنید. تهیه این لیست میتواند نقطه شروعی برای شما باشد تا روی کارهای مهم و سازنده تمرکز کنید.
17_ از قانون ۸۰/۲۰ استفاده کنید
یکی دیگر از تکنیکهای مدیریت زمان، قانون پارتو است. این قانون میگوید که ۸۰٪ از دستاوردهای ما حاصل ۲۰٪ از تلاشهای ما است.
استفاده از این قانون در مدیریت زمان برای سازماندهی وظایف به کار برده میشود. به این صورت که ابتدا باید لیستی از مهمترین کارها تهیه کنید سپس بررسی کنید که هر فعالیت به چه مقدار انرژی نیاز دارد و در نتیجه، دستاورد آن فعالیت چقدر است. با این تکنیک میتوانید روی فعالیتهایی تمرکز کنید که با صرف کمترین انرژی، بیشترین دستاورد را به همراه دارند.
بنابراین این تکنیک به شما کمک میکند ابتدا تاثیرگذارترین کارهایتان را بهطور موثری انجام دهید.
18_ از تکنیک اتوماسیون استفاده کنید
استفاده از تکنیک اتوماسیون به این صورت است؛ به عاداتتان یا کارهایی که به صورت مرتب آنها را انجام میدهید فکر کنید و راههایی برای کاهش تعداد دفعات انجام آنها یا حذف آنها در نظر بگیرید. این کار به شما زمان بیشتری میدهد تا روی کارهای ضروریتر تمرکز کنید.
بهعنوان مثال اگر عادت دارید هر روز که از خواب بیدار میشوید موبایلتان را چک کنید و این کار زمان زیادی از شما میگیرد، باید در این عادت تغییراتی ایجاد کنید مثلا برای چک کردن موبایلتان زمان مشخصی تعیین کنید.
19_ کارهایتان را گروهبندی کنید
یک تکنیک دیگر این است که کارهای مشابه را گروهبندی کنیم و آنها را بهطور همزمان تکمیل کنیم. بهعنوان مثال میتوانیم وظایفی مانند درس خواندن، نوشتن مقاله و انجام تکالیف را در یک زیرگروه قرار دهیم.
هدف این تکنیک این است که برای مدت زمان طولانیتری روی کارهای کمتری تمرکز کنیم مثلا میدانیم که به مدت ۵ ساعت باید درس بخوانیم، تکالیفمان را انجام دهیم و پروژهمان را به پایان برسانیم.
این تکنیک به ما کمک میکند تا هنگام تغییر از یک کار به کار دیگر، تمرکز و عملکرد بهتری داشته باشید زیرا آن کارها شباهت زیادی با یکدیگر داشتند. معمولا هنگامی که افراد کاری را تمام میکنند و کار متفاوتی را شروع میکنند، کمی طول میکشد تا روی کار دوم تمرکز پیدا کنند و ممکن است در ابتدا سرعتشان هم پایین باشد.
پیشنهاد میدهیم که به مقاله «تعادل کار و زندگی» هم سری بزنید.
20_ روی زمانتان نظارت کنید
مدت زمانی که به انجام کارها اختصاص میدهید را در نظر بگیرید بهعنوان مثال میتوانید در جدول برنامهریزیتان، در کنار هر وظیفه مدت زمان لازم برای آن را تعیین کنید یا میتوانید بهطور اختصاصی یک جدول برنامهریزی زمانی ایجاد کنید و برای هر کار، زمان خاصی را مشخص کنید مثلا اگر میخواهید ورزش کنید، زمان دقیق آن را مشخص کنید.
یکی دیگر از روشها برای نظارت بر زمانتان، استفاده از اپلیکیشنهای گوناگون مدیریت زمان و برنامهریزی است. برخی از این برنامهها بهطور خودکار فعالیتهای شما و زمانی که برای آنها صرف میشود را ردیابی و گزارش میکنند؛ با این روش میتوانید بینش بهتری نسبت به عملکردتان داشته باشید.
یکی از مزیتهای تکنیک نظارت بر زمان این است که به شما کمک میکند تا عادات خود را تجزیه و تحلیل کنید، الگوهای غلط را بشناسید و استراتژیهایی را برای بهبود بهکار بگیرید.
21_ برای روزتان برنامهریزی کنید
یکی دیگر از تکنیکهای مدیریت زمان این است که هر روز برای کارهایتان برنامهریزی کنید. کارهایی که باید انجام دهید را بنویسید و اهداف مشخصی را برای رسیدن به آنها تعیین کنید. بهتر است برنامهریزی روزانه را شب قبل یا نیمه اول روز انجام داد.
برنامهریزی به شما کمک میکند تا از به تعویق انداختن کارها یا فراموش کردن انجام برخی از کارها جلوگیری کنید.
22_ یک برنامه زمانی ایجاد کنید
برنامه زمانی یا جدول زمانبندی به این صورت است که کارهایتان را بنویسید و زمان لازم برای هر کار را در آن ذکر کنید. این تکنیک به شما کمک میکند تا تصمیم بگیرید که چگونه از زمانتان استفاده کنید، چه زمانی کارهایتان را انجام دهید و چه مقدار از زمانتان را به کارهای مشخصی اختصاص دهید.
برای این کار ابتدا زمان خود را ارزیابی کنید و سپس کارهایی که باید انجام دهید را در آن زمانها قرار دهید.
23_ بر اساس میزان عملکرد خودتان برنامهریزی کنید
به میزان انرژی خود در طول هفته و در ساعات خاصی از روز فکر کنید، احساسات و الگوهای رفتاری خود هنگام رسیدگی به کارها را در نظر بگیرید و سپس از این اطلاعات برای ایجاد یک برنامهریزی بهینه استفاده کنید.
برنامهریزی بهینه در این تکنیک یعنی انجام وظایف سختتر در زمانهایی از روز که انرژی بیشتری داریم و انجام وظایف کم اهمیتتر در زمانهایی از روز که انرژی و بازدهی کمتری داریم. مثلا اگر شما صبحها عملکرد بهتری دارید، بهتر است کارهایی که برایتان سختتر است را صبحها انجام دهید.
اگر در برنامهریزیکردن مشکل دارید، ما در مقاله بهترین تکنیک های برنامه ریزی، روشهای کاربردی را آموزش میدهیم که در این زمینه کمکتان میکنند. برای اطلاعات بیشتر این مقاله را بخوانید.
24_ ساعاتی را برای تمرکز در نظر بگیرید
ساعات مشخصی از روز را برای تمرکز کامل روی کارتان تعیین کنید. در این ساعات سعی کنید تا جایی که میتوانید عوامل حواسپرتی را حذف کنید مانند بیصدا کردن موبایل یا استفاده از هدفونهای حذف نویز محیط اطراف و…
این تکنیک به شما کمک میکند فقط روی کاری که باید انجام دهید تمرکز کنید تا بهرهوری بیشتری داشته باشید.
اگر نمیتوانید بهخوبی تمرکز کنید، باید بدانید که علت عدم تمرکز چیست؟! ما در یک مقاله دلایل عدم تمرکز را توضیح میدهیم! برای اطلاعات بیشتر میتوانید مقاله را بخوانید.
25_ “نه” گفتن را تمرین کنید
از موافقت با همه چیز و همه کس یا مسئولیتهای زیاد خودداری کنید. یکی از نکات اصلی در موضوع مدیریت زمان این است که مهارت “نه” گفتن را یاد بگیرید.
اگرچه کمک کردن به دیگران در حالی که توانایی و وقت آن را دارید بسیار کار پسندیدهای است اما همچنین ضروری است که در این مواقع، شرایط خود را در اولویت قرار دهید. بنابراین سعی کنید با اطرافیان خود صادق باشید و زمانهایی که واقعا به دلیل محدودیت زمانی قادر به کمک کردن به دیگران نیستید، درخواست آنها را رد کنید.
ما در مقاله چگونه نه بگوییم؟، راهکارهای کاربردی برای نه گفتن را آموزش میدهیم که برای اطلاعات بیشتر میتوانید به این مقاله مراجعه کنید.
26_ از جدول مدیریت زمان استفاده کنید
شما میتوانید از این جدول برای مدیریت زمان بهصورت هفتگی استفاده کنید.
| لیست اهداف هفته: | لیست اهداف شنبه:
نکات مهم و یادآوریها: |
|
| لیست اهداف یکشنبه:
نکات مهم و یادآوریها: |
لیست اهداف دوشنبه:
نکات مهم و یادآوریها: |
لیست اهداف سهشنبه:
نکات مهم و یادآوریها: |
| لیست اهداف چهارشنبه:
نکات مهم و یادآوریها: |
لیست اهداف پنجشنبه:
نکات مهم و یادآوریها: |
لیست اهداف جمعه:
نکات مهم و یادآوریها: |
این جدول به شما در برنامهریزی و اولولیتبندیکردن کارهای مهم در هر روز و هر هفته کمک میکند تا بتوانید زمان خود را به بهترین نحو مدیریت کنید. در واقع قدرتمندترین تکنیک مدیریت زمان، برنامهریزی است و شما با استفاده از این جدول میتوانید برنامهریزیهای دقیقی داشته باشید.
27_ از تکنیک قانون ۱۰ دقیقه استفاده کنید
قانون ۱۰ دقیقه میگوید که فقط برای 10 دقیقه زمان خود را به انجام کاری اختصاص دهید و سپس تصمیم بگیرید که آیا تمایل به ادامه این کار دارید یا نه. راز موفقیت در استفاده از قانون ۱۰ دقیقه این است که بلافاصله کار مورد نظر را شروع کنید تا زمان بیهوه صرف نشود.
بعد از اتمام ۱۰ دقیقه، با خود تصمیم بگیرید که آیا دوست دارید ۱۰ دقیقه دیگر هم صرف این کار کنید یا نه! این چرخه را میتوانید ادامه دهید تا زمانی که فعالیت مورد نظر به اتمام برسد.
قانون ۱۰ دقیقه به شما کمک میکند تا وظایف خود را در بازههای زمانی کوچک انجام دهید و احساس فشار نکنید؛ این قانون احتمال اهمالکاری در انجام کارها را هم به حداقل میرساند.
28_ از تکنیک POSEC استفاده کنید
ما انسانها ۵ نیاز مهم داریم که باید به ترتیب برآورده شوند. این نیازها عبارت هستند از نیازهای فیزیولوژیکی، امنیتی، اجتماعی، احترامی و خودشکوفایی. برای اینکه بتوانید نیازهای ثانویه مثل خودشکوفایی را برآورده کنید، ابتدا باید نیازهای اصلی برآورده شوند. در روش POSEC نیز سلسله مراتب مشابهای وجود دارد که باید آنها را در نظر بگیرید؛ مثلاً برای وقتگذرانی با خانواده، ابتدا باید به اهداف خود رسیده باشید.
سلسله مراتبی که باید در تکنیک POSEC به ترتیب مد نظر قرار دهید، عبارت هستند از:
- Prioritize (اولویتبندی): اهدافتان را مشخص کرده و سپس آنها را (بر اساس اهمیت و مدت زمان مورد نیاز برای تیک خوردن) اولویتبندی کنید.
- Organizing (سازماندهی): تمام فعالیتهای خود را سازماندهی کنید (حتی فعالیتهایی که با اهدافتان همسو نیستند). مراقبت از خانواده و رسیدگی به امور مالی نیز مهم است.
- Streamlining (سادهسازی): بهترین روش برای انجام کارهای روتین خود را پیدا کنید (مثلاً اتوماتیکسازی برخی کارها با هوش مصنوعی)
- Economizing (صرفهجویی): در صرف زمان برای سرگرمی و معاشرت با دیگران خسیس نباشید و زمانی را به انجام این کارها اختصاص دهید.
- Contributing (مشارکت): وقتی که تمام این کارها را انجام دادید، امکان کمک کردن به دیگران را دارید.
با استفاده از این روش، علاوهبر رسیدگی به کارهای مهم، کارهای شخصی و تفریحی را هم انجام میدهید و از زمانتان بهرهوری بیشتری دارید.
برای تعیین کارهای شخصی و تفریحی میتوانید از مقاله «اوقات فراغت» ایده بگیرید.
کلام آخر
در این مطلب ۲۵ تکنیک مدیریت زمان را معرفی و بررسی کردیم که به شما کمک میکنند تا از زمان خود بیشترین استفاده را کنید تا در طول روز، بهرهوری و کارآمدی بیشتری داشته باشید.
