اکثر ما زندگی شلوغی داریم و در طول روز باید به کارهای زیادی رسیدگی کنیم. واقعیت این است که بدون اولویت بندی کارها، تکمیل تمام وظایف می‌تواند دشوار شود. اولویت بندی کارها فقط یک تکنیک صرفه‌جویی در زمان نیست بلکه یک استراتژی تغییر دهنده زندگی است. اولویت‌بندی به ما کمک می‌کند که بر مهم‌ترین کارها تمرکز کنیم تا در نتیجه آن بهره‌وری‌مان بالا رود و از فرسودگی جلوگیری شود.
در این مقاله، به‌طور کامل بررسی می‌کنیم که چرا اولویت بندی کارها مهم است و در آخر، ۱۴ راهکار برای اولویت‌بندی موثر را به شما معرفی می‌کنیم.
اولویت بندی کارها به چه معناست؟
اکثر ما زندگی پر مشغله‌ای داریم و گاهی اوقات تصمیم‌گیری درباره این‌که مهم‌ترین کار ما کدام است و چه زمانی باید انجام شود، سخت است. بنابراین راه‌حل آن چیست؟ راهکار آن این است که شما باید وظایف‌تان را اولویت‌بندی کنید؛ یعنی بررسی کنید که کدام یک از کارهایتان اهمیت و ضرورت بیشتری دارد و اول آن را انجام دهید. این راهکار به شما کمک می‌کند تا همه کارهایتان را به موثرترین شکل ممکن انجام دهید.
اولویت بندی کارها فرایندی است که با کمک آن می‌توانیم کارهایمان را بر اساس اهمیت و ضرورت آنها رتبه‌بندی کنیم و با سازماندهی کارهایی که باید انجام دهیم، زمان و بهره‌وری خود را بهبود بخشیم.
اولویت‌بندی کارهای روزانه به شما کمک می‌کند کارهای مهم‌تان را اول از همه انجام دهید، کارهایتان را در موعد مقرر انجام دهید، زمان‌تان را به‌طور موثری مدیریت کنید، برای انجام همه کارهایتان وقت داشته باشید و بهره‌وری‌تان را بالا ببرید.
اولویت بندی یک فرایند است که می‌توانید به صورت مرحله به مرحله و با چند تکنیک کاربردی آن را به کار بگیرید. به‌طور کلی، اولویت بندی کارها یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها برای موفقیت در زندگی شخصی و حرفه‌ای است.
- بیشتر بخوانید: موفقیت چیست
- بیشتر بخوانید: چگونه به موفقیت برسیم
- بیشتر بخوانید: برای موفقیت باید چیکار کرد
اهمیت اولویت بندی کارها چیست؟
اولویت بندی کارها مهم است زیرا به شما امکان می‌دهد که ابتدا بر ضروری‌ترین و مهم‌ترین کارها تمرکز کنید. اگر کارهایتان را اولویت‌بندی نکنید در پایان روز متوجه می‌شوید که بیش از حد کار کردید اما آن‌چه مهم بوده است را انجام نداده‌اید. به همین دلیل مهم است که برای کارهایتان به‌طور شفاف و واضح اولویت‌بندی کنید.
این کار به شما کمک می‌کند تا بهره‌وری بیشتری داشته باشید، از فرسودگی شغلی جلوگیری کنید، به اهداف خود برسید و بین کار و زندگی تعادل سالمی برقرار کنید.
اولویت بندی کارها به دلایل زیر اهمیت دارد:
- مدیریت بهتر زمان: با تمرکز بر کارهای مهم‌تر، از اتلاف وقت برای کارهای کم‌اهمیت جلوگیری کنید.
- کاهش استرس و اضطراب: وقتی کارهای زیادی برای انجام دادن دارید، انجام همه آنها می‌تواند استرس‌زا باشد. بنابراین اولویت‌بندی به شما کمک می‌کند تا احساس کنترل بیشتری داشته باشید و کارهایتان را با آرامش بیشتری انجام دهید.
- بهبود بهره‌وری: وقتی در یک زمان فقط بر یک کار تمرکز می‌کنید، می‌توانید کارتان را با کیفیت بالاتری انجام دهید.
- افزایش انگیزه و تمرکز: اولویت بندی کارها به افراد کمک می‌کنند روی چیزهایی که واقعا مهم هستند تمرکز کنند و این تمرکز انگیزه شما را بالا می‌برد و به شما کمک می‌کند تا در مسیر دستیابی به اهداف‌تان بمانید.
- رسیدن به اهداف: با تمرکز بر مهم‌ترین کارها، به احتمال زیاد می‌توانید به اهداف‌تان برسید و از اهمال‌کاری و به تعویق انداختن کارها جلوگیری کنید.
- داشتن تعادل میان کار و زندگی: افرادی که برای کارهایشان اولویت‌بندی می‌کنند، در زمان‌های استراحت یا مرخصی به فکر کارهای انجام‌نشده محل کار نیستند و با خیال راحت به کارهای شخصی‌شان می‌رسند و استراحت می‌کنند.
در نتیجه، اولویت بندی کارها نه تنها یک استراتژی هوشمندانه است بلکه در دنیای پر سرعت و همیشه در حال تغییر امروزی یک ضرورت است.
- بیشتر بخوانید: فرمول موفقیت
- بیشتر بخوانید: انواع موفقیت
- بیشتر بخوانید: انواع کارآفرینی
- بیشتر بخوانید: استرس شغلی چیست
معرفی روش های اولویت بندی کارها
درست مانند هر کار دیگری، بهترین روش اولویت بندی کارها برای هر کس متفاوت است. بنابراین اگر روش خاصی وجود دارد که با آن خوب پیش می‌روید، با خیال راحت آن را به کار گیرید. در غیر این صورت، این مطلب را تا انتها بخوانید تا با روش‌های مختلف اولویت بندی کارها آشنا شوید و گزینه‌ای که بیشتر از همه برای شما مناسب است را انتخاب کنید.
۱_ تهیه لیستی از کارها
لیستی از کارهایی که باید انجام دهید، تهیه کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا تمام کارهایی که باید انجام دهید را شناسایی کنید، یک نمای کلی از آنها داشته باشید و به‌طور موثر آنها را پیگیری کنید. علاوه‌بر این، تهیه لیستی از کارها برای متمرکز ماندن و به تعویق نیفتادن کارها بسیار مهم است.
برای مثال اگر شما فرد پرمشغله‌ای هستید به‌طوری که کارهای انجام‌نشده زیادی در سرتان دارید، برای به یاد آوردن تک تک کارها باید از حافظه‌تان کمک بگیرید، ممکن است برخی از آنها فراموش شوند و حتی به‌نظر می‌رسد تکمیل تمام این کارها غیرممکن است، در این شرایط بهتر است لیستی از کارهایتان تهیه کنید. افکارتان را سازماندهی کنید و کارهایتان را یکی یکی بنویسید. با تهیه لیست کارها متوجه می‌شوید که کارهای شما پایان دارند و می‌توانید شاهد پیشرفت‌تان باشید.
۲_ تکنیک تکه تکه کردن
تکنیک تکه تکه کردن با شناسایی کارهای مشابه به افزایش زمان و بهره شما کمک می‌کند. در واقع به جای انجام چند کار به‌طور همزمان، با لیست کردن کارهای مشابه می‌توانید به‌طور سریع‌تر و موثرتر کارهای بیشتری انجام دهید. این یک روش متمرکزتر و مدیریت‌شده برای تکمیل کارهاست.
به‌عنوان مثال فرض کنید در محل کارتان کارهایی برای انجام دادن، دارید و همان لحظه کارهای بیشتری به شما سپرده می‌شود؛ در این شرایط برای رسیدگی به تمام کارهایتان می‌توانید از تکنیک تکه تکه کردن استفاده کنید. به این صورت که لیستی از کارهایتان تهیه کنید و کارهایی که با یکدیگر شباهت دارند را در یک گروه قرار دهید. مثلا کارهایی که شامل ارتباط با مشتری است را در یک دسته قرار دهید مانند پیام دادن یا زنگ زدن به مشتری و تشکیل جلسه با مشتریان.
با دسته‌بندی کارهای مشابه، تمرکز و ذهنیت شما برای برقراری ارتباط با مشتریان بیشتر می‌شود و این باعث می‌شود کارهایتان سریع‌تر و آسان‌تر انجام شود.
- بیشتر بخوانید: مدیریت زمان چیست؟
- بیشتر بخوانید: بهترین تکنیک های برنامه ریزی
- بیشتر بخوانید: اصول مدیریت زمان
- بیشتر بخوانید: مهم‌ترین مزایای مدیریت زمان
۳_ قورباغه را قورت بده
تکنیک قورباغه را قورت بده به این معناست که سخت‌ترین و مهم‌ترین کارها را قبل از هر کاری انجام دهید. این تکنیک اغلب برای شرایطی مناسب‌تر است که از انجام کارها می‌ترسید و آنها را به تعویق می‌اندازید مثلا نوشتن پایان‌نامه. با پایان دادن به سخت‌ترین و مهم‌ترین کار احتمالا بهره‌وری شما بهبود پیدا می‌کند.
به‌عنوان مثال، فرض کنید اول صبح است و همکارتان به شما یادآوری می‌کند تا پیش‌نویسی را مرور کنید. شما از خواندن پیش‌نویس طولانی می‌ترسید و ترجیح می‌دهید کارهای معمول خود را انجام دهید اما تصمیم می‌گیرید آن پیش‌نویس را مرور کنید. پس از انجام این کار خیال‌تان راحت می‌شود و می‌توانید بدون نگرانی بقیه روزتان را به کارهای معمول‌تان ادامه دهید.
۴_ روش انجام کارها یا GTD
این تکنیک که مخفف Getting Things Done است توسط دیوید آلن، مشاور انگیزشی توسعه یافت و شامل ۵ رکن زیر است:
- ضبط: فرایندی است به معنای تهیه لیستی از کارهایتان.
- شفاف‌سازی: سپس کارهای مهم و غیرمهم‌تان را به‌طور شفاف و واضح از یکدیگر تفکیک دهید.
- سازماندهی: سپس کارهایتان را بر اساس شباهت و ضرورت‌شان دسته‌بندی و سازماندهی کنید.
- بازتاب: به‌طور مداوم لیست‌تان را به‌روزرسانی و اصلاح کنید.
- مشارکت: در نهایت شروع به انجام کارها کنید.
به‌عنوان مثال فرض کنید تازه در یک شرکت استخدام شده‌اید و برای انجام کارهایتان که شامل انجام وظایف اصلی، آشنایی با بخش کاری خود و آشنایی با همکاران برای دریافت راهنمایی است، استرس می‌گیرید. در این شرایط می‌توانید از روش GTD برای تکمیل کارهایتان استفاده کنید.
ابتدا هر کاری که باید انجام دهید را بنویسید و سپس کارهای بزرگ را به کارهای کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر تقسیم کنید. پس از آن، کارهای موجود در لیست‌تان را بر اساس شباهتی که با یکدیگر دارند دسته‌بندی کنید. از آن‌جایی که وظایف‌تان در محل کار هر روز تغییر می‌کند، باید به‌طور مداوم لیست‌تان را بازبینی کنید و مطمئن شوید که کارهایتان با شرایط شما همخوان است. بنابراین با داشتن یک تکنیک اولویت‌بندی مشخص می‌توانید بهتر روی کارهایتان تمرکز و آنها را تکمیل کنید.
۵_ ماتریس آیزنهاور
در این روش، یک جدول می‌کشیم و آن را به چهار قسمت مساوی تقسیم می‌کنیم. ردیف نشان‌دهنده ضرورت و ستون نشان‌دهنده اهمیت است. سپس چهار قسمت را با موارد زیر پر کنید:
- کارهای مهم و ضروری: این کارها اولویت‌های اصلی شما هستند.
- کارهای ضروری اما نه مهم: کارهایی هستند که باید انجام شوند اما می‌توان برای انجام آنها از دیگران هم کمک گرفت.
- کارهای مهم اما نه ضروری: پس از کارهای اصلی باید به این کارها رسیدگی کرد.
- کارهایی که نه مهم هستند و نه ضروری: این کارها را می‌توان انجام نداد.
پس از آن، هر یک از کارهایتان را بر اساس اهمیت و ضرورت‌شان ارزیابی کنید و در یکی از این چهار دسته قرار دهید.
با این روش به راحتی می‌توانید بفهمید که در وهله اول باید چه کاری را انجام دهید، چه کاری را می‌توانید بعدا انجام دهید، کدام کار را می‌توانید به دیگران بسپارید و کدام کارها را می‌توانید به‌طور کامل حذف کنید.
پیشنهاد ویژه: روانشناسی پول
۶_ روش اولویت‌بندی MoSCoW
روش MoSCoW یک تکنیک ساده برای اولویت‌بندی کارهاست که در آن شما باید هر یک از کارهایتان را در یکی از چهار دسته زیر قرار دهید:
- M، باید انجام دهید (Must do): کارهایی هستند که باید حتما آنها را انجام دهید.
- S، بهتر است انجام دهید (Should do): کارهایی هستند که بهتر است آنها را انجام دهید اما نسبت به مورد قبل اولویت کمتری دارند.
- C، می‌توانید انجام دهید (Could do): کارهایی هستند که شما دوست دارید آنها را انجام دهید اما اگر انجام ندهید مشکلی پیش نمی‌آید.
- W، انجام ندهید (Won’t do): کارهایی هستند که ارزش انجام دادن، ندارند.
بعد از این‌که هر کار را به دسته خودش اختصاص دادید، وظایف W را حذف کنید. با توجه به این‌که لیست کارهایتان کوتاه‌تر و منظم‌تر شده‌اند، نفس راحتی بکشید و دست به کار شوید. ابتدا بر کارهای دسته M تمرکز کنید، سپس کارهای دسته S و اگر وقت کردید، کارهای دسته C را انجام دهید.
اگر کارهایی دارید که می‌توانید برخی از آنها را دیگران واگذار کنید، استفاده از این روش اولویت‌بندی برای شما مناسب نیست. برای این شرایط، تکنیک ABCDE بهتر است.
۷_ روش ABCDE
این روش از کتاب قورباغه را قورت بده اثر برایان تریسی گرفته شده است. در این روش هم باید کارهایتان را در یکی از دسته‌های زیر قرار دید:
- A: کارهایی که باید انجام دهید.
- B: کارهایی که بهتر است انجام دهید.
- C: کارهایی که دوست دارید انجام دهید اما انجام ندادن‌شان عواقبی ندارند.
- D: کارهایی که باید آنها را به شخص دیگری واگذار کنید.
- E: کارهایی که باید آنها را حذف کنید.
- بیشتر بخوانید: فواید برنامه ریزی
- بیشتر بخوانید: اهمیت مدیریت زمان
- بیشتر بخوانید: مدیریت زمان در محیط کار
- بیشتر بخوانید: بهترین اپلیکیشن برنامه ریزی فارسی
۸_ اولویت‌بندی اسکرام
اولویت‌بندی اسکرام یا چابک یک روش اولویت‌بندی است که بر ترتیب و اولویت کارها تمرکز دارد. این تکنیک همچنین برای کارهایی مناسب است که به کار دیگری وابسته هستند. مثلا اگر می‌خواهید به خرید بروید اما ماشین دست همسرتان است، ابتدا باید صبر کنید همسرتان برسد خانه سپس می‌توانید به خرید بروید.
در این روش، شما هر کار در لیست‌تان را به کمک سه معیار اصلی زیر ارزیابی کنید:
- این کار چقدر مهم است؟
- در مقایسه با سایر کارهای دیگر موجود در لیست، چقدر اهمیت دارد؟
- آیا کار دیگری به این کار وابسته است یا نه؟
با استفاده از این سوالات، به هر یک از کارهایتان امتیازی از یک تا n بدهید (n: تعداد کل کارهای موجود در لیست‌تان) سپس با اولین کار، شروع کنید.
۹_ روش مرتب‌سازی حبابی
روش مرتب‌سازی حبابی روش موثری برای پاسخ به این سوال است که “این کار در مقایسه با سایر کارهای موجود در این لیست چقدر مهم است؟”
اگر معمولا همه کارهای لیست برنامه‌ریزی‌تان ضروری هستند، این روش برای شما مناسب است.
برای استفاده از این روش طبق مراحل زیر عمل کنید:
- یک مستطیل بکشید و آن را به تعداد کارهایتان تقسیم کنید.
- کارهایتان را به ترتیب اولویت در آن بنویسید.
- اگر فکر می‌کنید، نمی‌توانید کارهایتان را به ترتیب اولویت بنویسید، کارهایتان را دوتا دوتا با یکدیگری مقایسه کنید و هر کاری که فکر کردید مهم‌تر از دیگری است را اول از همه بنویسید. این روند را تا زمانی ادامه دهید تا لیست کارهایتان تمام شود.
- در نهایت می‌بینید که کارهایتان را به ترتیب اولویت لیست کرده‌اید. سپس به‌راحتی می‌توانید شروع کنید.
- بیشتر بخوانید: چرا برنامه ریزی زنان خانه دار مهم است؟
- بیشتر بخوانید: برنامه ریزی روزانه برای کودکان
- بیشتر بخوانید: برای سرمایه گذاری سکه بخریم یا طلای دست دوم؟
- بیشتر بخوانید: سرمایه گذاری برای بازنشستگی
۱۰_ روش مهم‌ترین کار یا MIT
روش MIT مخفف Most Important Task توسط لئو بابوتا ابداع شده است. در این روش به جای اولویت بندی کارها توصیه می‌شود هر روز صبح یک تا سه تا از مهم‌ترین کارهایی که باید در طول روز انجام دهید را انتخاب کنید. بهتر است یکی از این کارها با اهداف‌تان مرتبط باشد. به این ترتیب، در واقع هر روز کاری انجام می‌دهید که در رسیدن به اهداف‌تان به شما کمک می‌کند و هر روز زمانی را به انجام کارهای مهم و اولویت‌دار اختصاص می‌دهید.
۱۱_ روش آیوی لی
برای به کارگیری روش آیوی لی طبق مراحل زیر عمل کنید:
- در پایان هر روز، ۶ کار مهمی که فردا باید انجام دهید را انتخاب کنید.
- سپس آن ۶ کار را به ترتیب اولویت بنویسید.
- سرانجام در روز بعد، کارهایتان را یکی یکی به ترتیب اولویت انجام دهید تا آن ۶ کار تمام شوند.
۱۲_ تکنیک اولویت‌بندی ۹-۳-۱
این تکنیک به شما کمک می‌کند تا هر روز ۱۳ کار مهم و حتی غیر مهم انجام دهید. به‌کارگیری این روش به شرح زیر است:
- یکی از کارهای مهم و ضروری‌تان را انجام دهید. (مانند کارهای M در روش MoSCoW)
- ۳ تا از کارهایی که بهتر است انجام دهید را انجام دهید. (مانند کارهای S در روش MoSCoW)
- و در نهایت ۹ تا از کارهایی که دوست دارید انجام دهید را انجام دهید. (مانند کارهای C در روش MoSCoW)
حتی می‌توانید این تکنیک را با تکنیک ماتریس آیزنهاور ترکیب کنید؛ به این صورت:
- یک کار مهم و ضروری انجام دهید.
- ۳ کار مهم اما نه ضروری انجام دهید.
- و در نهایت ۹ کار ضروری اما نه مهم انجام دهید.
کارهای ۳ و ۹ تایی‌تان را اولویت‌بندی کنید. ابتدا ۳ کار خود را به ترتیب تکمیل کنید و در نهایت ۹ کار باقی مانده را به ترتیب انجام دهید.
۱۳_ تکنیک دو لیست
تکنیک دو لیست وارن بافت یکی دیگر از روش‌های بسیار ساده برای اولویت بندی کارها است.
ابتدا ۲۵ کاری که می‌خواهید در یک روز انجام دهید را بنویسید، سپس ۵ مورد از مهم‌ترین آنها را مشخص کنید. سرانجام نتایج را در دو لیست جمع‌آوری کنید:
- لیست اول شامل ۵ کار مهمی است که آنها را مشخص کرده‌اید و باید روی آنها تمرکز کنید.
- لیست دوم شامل ۲۰ کار دیگر است که تا تمام شدن کارهای لیست اول باید آنها را فراموش کنید تا تمرکز شما را کاهش ندهند.
ابتدا باید لیست اول را تکمیل کنید سپس به سراغ تکمیل کارهای لیست دوم بروید.
۱۴_ قانون ۲۰/۸۰ یا اصل پارتو
این اصل بیان می‌کند که ۸۰٪ نتایج از ۲۰٪ تلاش‌های شما حاصل می‌شود. به‌عنوان مثال، ۸۰٪ از تاثیر شما در محل کار از ۲۰٪ کارهایی که انجام می‌دهید ناشی می‌شود. به این ترتیب، اگر حتی درصد کمی از کارهایتان را اولویت‌بندی کنید، می‌توانند اثرات بهتری داشته باشند.
برای استفاده از این اصل، ۲۰٪ کارهایتان را شناسایی کنید و آنها را در اولویت قرار دهید. در نظر داشته باشید که هیچ قانونی برای تعیین ۲۰٪ کارهایتان وجود ندارد اما می‌توانید برای این کار از سایر روش‌های معرفی‌شده استفاده کنید مانند کارهای دسته M از روش MoSCoW.
در نهایت به یاد داشته باشید که مهم نیست از کدام روش استفاده می‌کنید، مهم نیست از چندین روش استفاده می‌کنید و مهم نیست که بخش‌هایی از روش‌های مختلف را با هم ترکیب می‌کنید تا روش شخصی‌سازی‌شده خودتان را بسازید، مهم این است روشی را انتخاب کنید که منطقی و طبیعی باشد و آن را به کار ببرید.
کلام آخر
اولویت بندی کارها برای هر کسی که می‌خواهد در زندگی‌اش موفق شود، ضروری است زیرا به آنها کمک می‌کند تا بهتر زمان‌شان را مدیریت کنند و بهره‌وری‌شان بالا رود. از این رو افراد باید روش‌های مختلف اولویت بندی کارها را یاد بگیرند؛ این روش‌ها به افراد کمک می‌کنند تا همیشه ابتدا مهم‌ترین کارهای خود را انجام می‌دهند.
منابع:
