انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر (افزایش بهره‌وری)

فکت عجیب: ۹۶ درصد از افراد در یک ساعت اول بیداری گوشی موبایل‌شان را چک می‌کنند. (منبع) اگر کمی دقیق‌تر شویم، ۶۱ درصد از افراد در همان ۵ دقیقه اول بیداری سراغ گوشی موبایل‌شان می‌روند. اگر روزتان را با تلفن همراه شروع کنید، انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر برایتان سخت می‌شود، سطح کنترل پایینی دارید و رفتارهای تکانشی بیشتری را تجربه خواهید کرد.

چطور در کمترین زمان بیشترین کار را انجام دهیم؟ در این مطلب آموزشی با مفهوم بهره‌وری و تکنیک‌های آن آشنا خواهید شد. لطفا با پتانسیل همراه باشید.

آشنایی با مفهوم بهره‌وری

بهره‌وری یعنی مقدار کاری که در یک زمان مشخص انجام می‌دهید. بهره‌وری بالا به معنی انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر است. (منبع)

برای ارزیابی میزان بهره‌وری باید روی دستاوردهایتان و میزان زمان و تلاشی که برای آنها صرف شده است، متمرکز شوید. با این حال، بهره‌وری شخصی را نمی‌توان با یک فرمول ریاضی مشخص اندازه‌گیری کرد. بهره‌وری شخصی یک مفهوم نسبی است و به افراد و مشاغل بستگی دارد.

لطفا به مثال زیر توجه کنید:

بهره‌وری یک برنامه‌نویس به تعداد خطوط کدهایی که نوشته است محدود نمی‌شود. این برنامه‌نویس باید کیفیت کدها، سرعت اجرای برنامه و دیگر عوامل موثر را مورد توجه قرار دهد. اگر این فرد عوامل موثر در بهره‌وری را برای خودش شفاف کند، قادر به انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر خواهد بود.

انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر

اگر می‌خواهید سرعت رشدتان را افزایش دهید، باید یک ساعت‌تان، به اندازه چند ساعت دیگر افراد بازدهی داشته باشد. در ادامه با تکنیک‌های انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر آشنا خواهید شد.

۱_ حالت غوطه‌وری: راز لذت بردن از کار را بشناسید

حالت غوطه‌وری به مواقعی اشاره دارد که در کارتان غرق شده‌اید و گذر زمان را احساس نمی‌کنید. حتی اگر با این مفهوم آشنا نباشید، در بخش‌هایی از زندگی‌تان حالت غوطه‌وری را احساس کرده‌اید. در این لحظات سطح بالایی از خلاقیت، بهره‌وری و رضایت‌مندی تجربه می‌شود.

فرض کنید یک مترجم زبان انگلیسی هستید و برای افزایش کیفیت و لذت در کار، می‌خواهید حالت غوطه‌وری را در کار روزانه‌تان جاری کنید.

راهکارهایی برای تجربه حالت غوطه‌وری (Flow):

• یک محیط آرام و بدون حواس‌پرتی ایجاد کنید.
• پاداش و معنا را در کارتان جاری کنید.
• در بازه‌های زمانی مشخص (مثلا ۵۲ دقیقه‌ای) کار کنید.
• علاقه‌تان به کار مورد نظر (ترجمه) را ارزیابی کنید.
• روی اعتماد به نفس شغلی‌تان متمرکز شوید و آن را بهبود دهید.
• ذهن‌آگاهی و مدیتیشن به تجربه حالت غوطه‌وری کمک می‌کند.

 

 

۲_ تیپ شخصیتی زمانی شما: جغد هستید یا چکاوک صبح؟!

تیپ شخصیتی زمانی (کرونوتایپ) به ساعت بدنی منحصر به فرد شما اشاره دارد. این ساعت تعیین کننده سطح انرژی، تمرکز و تلاش شما است و اگر انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر برای شما اولویت دارد، باید تیپ شخصیتی زمانی‌تان را بشناسید.

با شناخت ۲ مولفه این تیپ شخصیتی می‌توانیم به سوال “چطور در کمترین زمان بیشترین کار را انجام دهیم؟” پاسخی دقیق‌تر بدهیم. (منبع علمی)

ویژگی‌های افرادی که در دسته چکاوک صبح هستند:

• صبح زود بیدار می‌شوند.
• شب زود می‌خوابند.
• نمی‌توانند شب را بیدار بمانند.
• در ابتدای روز احساس خیلی خوبی دارند.
• در اواخر شب سطح انرژی پایینی دارند.

ویژگی‌های افرادی که در دسته جغد شب هستند:

• تمایل دارند روزها بخوابند.
• تا دیروقت بیدار هستند.
• سطح انرژی آنها در طول شب بالاتر است.
• اگر صبح زود بیدار شوند، خسته هستند.
• سطح هشیاری و تمرکز آنها در طول روز پایین است.

۳_ شناخت استعداد و ظرفیت: جهش را لمس کن

اغلب افراد زمانی که ظرفیت و استعداد واقعی‌شان را می‌شناسند و در راستای پتانسیل‌شان گام برمی‌دارند، به بالاترین سطح بهره‌وری دست پیدا خواهند کرد. استعداد همان کاری است که افراد در آن توانمند هستند، سریع همه چیز را یاد می‌گیرند و از پرداختن به آن لذت می‌برند.

سازمان‌ها در حقیقت استعداد افراد را شناسایی و استخدام می‌کنند تا هم خودشان یک جهش واقعی را تجربه کنند و هم زمینه رشد کارکنان‌شان را فراهم کنند.

مثال: فردی را در نظر بگیرید که از سر و کله زدن با دستگاه‌ها و مدارهای الکترونیکی لذت می‌برد و زمانش را صرف ساختن چیزهای جدید می‌کند. اگر ظرفیت و استعداد این فرد طراحی مدار و تولید دستگاه‌های الکترونیکی باشد، در این زمینه بالاترین سطح بهره‌وری و جهش را تجربه خواهد کرد.

 

• بیشتر بخوانید: موفقیت چیست؟
• بیشتر بخوانید: چگونه به موفقیت برسیم؟
• بیشتر بخوانید: برای موفقیت باید چیکار کرد؟
  
• بیشتر بخوانید: مهارت های پولساز برای دانشجویان

 

۴_ قبل از خواب برنامه‌ریزی کنید: یک قدم جلوتر از دیگران

یک برنامه‌ریزی دقیق و متناسب به شما کمک می‌کند با ذهنی آرام بخوابید و برای فردا آماده شوید. مهم‌ترین کار روزتان را از شب قبل مشخص کنید و به خودتان قول بدهید که حتما آن کار را به اتمام خواهید رساند.

به‌جای اینکه منتظر یک روز پربازده باشید، شروع به نوشتن و برنامه‌ریزی کنید. مطالعات علمی صورت گرفته نشان داده‌اند که نوشتن برنامه‌ها، زمان انجام، مکان و هدف از انجام کارها احتمال موفقیت را افزایش می‌دهد. (مطالعه علمی)

لورا مارتین، مشاور گوگل می‌گوید من از شب قبل ۳ کار مهم خودم را مشخص می‌کنم و برای آن زمان در نظر می‌گیرم. سپس سعی می‌کنم کارهای کوچک‌تر را در برنامه‌ام جا بدهم و به این ترتیب، قادر به انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر هستم.

لورا مارتین می‌گوید: تا زمانی‌که کار اول‌تان را به سرانجام نرسانده‌اید، هر چیز دیگری حواس‌پرتی است.

۵_ حواس‌پرتی‌ها: سروصداهای دیجیتال را کنار بزنید

اگر می‌خواهید بهره‌وری‌تان بالا باشد، باید حواس‌پرتی‌های دیجیتال را به حداقل برسانید. دانشجویی را در نظر بگیرید که تصمیم دارد پایان‌نامه‌اش را تکمیل کند. اگر این دانشجو نسبت به حواس‌پرتی‌ها حساس باشد و آنها را به حداقل برساند، بزرگ‌ترین مانع بازدهی را از بین برده است.

این دانشجو از طریق راهکارهای زیر می‌تواند حواس‌پرتی‌ها را کاهش دهد:

• خواب کافی در طول شب و استراحت منظم
• ایجاد یک فضای آرام و مثبت
• تعیین زمان برای چک کردن شبکه‌های اجتماعی
• غیر فعال کردن نوتیفیکیشن‌ها
• قرار دادن گوشی موبایل روی حالت پرواز
• تهیه لیست کارها و خالی کردن ذهن از وظایف و ایده‌ها
• مدیتیشن، ذهن‌آگاهی و نوشتن افکار
• تغذیه سالم، تحرک بدنی و توجه به سطح انرژی
• رفتارهای تکانشی را به حداقل برسانید (مثل تمایل به آب خوردن)

۶_ به ذهن‌تان استراحت بدهید: بازسازی هوشمندانه!

مغز ما انسان‌ها تا ۵۰ دقیقه می‌تواند روی یک موضوع متمرکز شود و پس از آن، افت بازدهی را تجربه خواهیم کرد. برای حفظ عملکرد و انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر لازم است به مغزتان فرصت استراحت و بازسازی بدهید.

تونی شوارتز، در نشریه هاروارد بیزینس ریویو نوشته است:

بدن ما نیاز به استراحت دارد و از طریق سیگنال‌هایی مثل بی‌قراری، گرسنگی، خواب‌آلودگی و کاهش تمرکز این موضوع را به ما اطلاع می‌دهد. اما اغلب این نشانه‌ها را نادیده می‌گیریم و روش‌های غیر طبیعی افزایش انرژی را انتخاب می‌کنیم. یعنی روش‌هایی مثل مصرف قهوه، قند، شبکه‌های اجتماعی و… . (منبع: hbr.org)

چند ایده کاربردی برای استراحت کردن و بازسازی مغز:

• از روی صندلی بلند شوید و کمی راه بروید.
• به فواصل دور نگاه کنید و به چشم‌تان استراحت بدهید.
• کمی آب خنک به صورت‌تان بزنید.
• یک خاطره خوب را با خودتان مرور کنید.
• برای ۳۰ ثانیه بلند بخندید، تا جایی‌که این خندیدن غیر اختیاری شود.
• تمرین‌های تنفسی انجام بدهید. مثلا ۵ ثانیه دم، ۴ ثانیه حبس تنفس و ۷ ثانیه بازدم داشته باشید.
• به یک موسیقی لذت‌بخش گوش بدهید.
• دمنوش، قهوه یا چای بنوشید و انرژی‌تان را افزایش دهید.

 

 

• بیشتر بخوانید: اشتباهات رایج در مدیریت زمان
• بیشتر بخوانید: مدیریت زمان در دورکاری
• بیشتر بخوانید: پردرآمدترین شغل های ایران چیست؟
• بیشتر بخوانید: برنامه ریزی معکوس چیست؟

 

 

۷_ ضرب‌الاجل تعیین کنید: دشمن اهمال‌کاری

اگر زمانی‌که برای انجام یک کار در اختیار دارید محدود باشد، سطح تمرکز و انگیزه‌تان بیشتر خواهد شد. ضرب‌الاجل‌ها به شما کمک می‌کنند کارها را در اولین فرصت و در کم‌ترین زمان انجام ممکن دهید.

مثال: فرض کنید یک فریلنسر هستید که باید پروژه‌تان را تا آخر هفته به کارفرما تحویل دهید. با تعیین ضرب‌الاجل‌های واقع‌بینانه اما پرچالش، کوچک کردن وظایف، تعیین زمان و عمل‌گرایی می‌توانید سطح اهمال‌کاری‌تان را کاهش دهید و به هدف اصلی‌تان یعنی “انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر” دست یابید.

۸_ اولویت‌بندی کنید: اقدام هوشمندانه

اگر وظایف‌تان را سازمان‌دهی و اولویت‌بندی نکنید، بهره‌وری مطلوب را تجربه نخواهید کرد. روی کارهای مهم متمرکز شوید و کارهای غیرضروری را حذف کنید. سپس، سطح تمرکز و میزان ضرورت کارها را در نظر بگیرید و بر این اساس آنها را دسته‌بندی کنید.

کارهایتان را به‌صورت زیر دسته‌بندی کنید:

• سطح اولویت: بالا، متوسط، پایین
• سطح تمرکز: بالا، پایین

کارهایی که نیاز به تمرکز بالا ندارند را می‌توانید حین رانندگی، تماشای تلویزیون یا پرداختن به کارهای منزل انجام دهید.

۹_ ساعات اول صبح: قورباغه‌ات را قورت بده

تصور کنید ساعت ۸ صبح شده است و شما مهم‌ترین کار امروزتان را به سرانجام رسانده‌اید. چه احساسی دارید؟ سطح انرژی‌تان چقدر افزایش می‌یابد؟ این خوب‌حالی را چند درصد افراد تجربه می‌کنند؟

در حقیقت شما ۶ صبح بیدار شده‌اید، به مدت ۲ ساعت به‌صورت متمرکز کار کرده‌اید و حالا که دیگران در حال بیدار شدن هستند، مهم‌ترین کارتان را انجام داده‌اید. این خوب‌حالی و احساس مثبت را در کمتر جایی می‌توانید پیدا کنید.

از آن‌جایی که اغلب افراد از انجام کارهای سخت و چالش‌برانگیز اجتناب می‌کنند، انجام وظایف دشوار به “قورت دادن قورباغه” تشبیه می‌شود.

قورباغه شما باید این دو ویژگی را دارا باشد:

• مهم‌ترین کار امروزتان باشد.
• به اندازه کافی چالش برانگیز باشد.

۱۰_ تکنیک پومودورو: انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر

تکنیک پومودورو از موثرترین روش‌های مدیریت زمان است. این تکنیک بسیار ساده است اما سطح بهره‌وری‌تان را به شدت افزایش می‌دهد. کافی است یک‌بار از پومودورو استفاده کنید تا متوجه عملکرد و تاثیر آن شوید.

در این روش، کارها را به بازه‌های زمانی ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم می‌کنیم و هر کدام از این تکه‌ها را یک پومودورو می‌نامیم. پس از هر پومودورو باید یک استراحت ۵ دقیقه‌ای داشته باشیم. پس از ۴ پومودورو، باید یک استراحت طولانی‌تر (مثلا ۲۰ دقیقه‌ای) را در نظر بگیریم.

چطور در کمترین زمان بیشترین کار را انجام دهیم؟ لطفا به مثال زیر توجه کنید:

فرض کنید امتحان ریاضی دارید و می‌خواهید ۴ ساعت از روز را به مطالعه و تمرین اختصاص دهید. با استفاده از تکنیک پومودورو می‌توانید درس‌هایتان را به چند بخش تقسیم کنید، ضرب‌الاجل تعیین کنید، به مغزتان احساس فوریت بدهید، به‌اندازه کافی استراحت کنید و احساس فرسودگی را به حداقل برسانید.

 

• بیشتر بخوانید: فرمول موفقیت
• بیشتر بخوانید: انواع موفقیت

 

۱۱_ چند وظیفه‌ای نباشید: یک تب در هر زمان

اجازه ندهید تب‌های متعدد حواس‌تان را پرت کند. اگر زیاد با لپ‌تاپ کار می‌کنید، در هر لحظه فقط ۱ تب (یا یک گروه مشخص) را باز کنید و پنجره‌ها و تب‌های غیرمرتبط را ببندید. اگر نسبت به این موضوع متعهد و قاطع باشید، وسوسه و تمایلات کمتری را تجربه خواهید کرد.

تمایلات ذهنی دشمن بازدهی هستند و با این کار، آنها را مدیریت خواهید کرد. چند وظیفه‌ای بودن (مالتی تسکینگ) محدود به تب‌های مرورگر گوگل و پنجره‌های باز در لپ‌تاپ نیست! این موضوع را می‌توانید در دیگر جنبه‌های زندگی‌تان نیز اعمال کنید.

۱۲_ نوتیفیکیشن‌ها را غیرفعال کنید: تسلط بر زمان!

مغز ما به گونه‌ای شکل گرفته که با انجام رفتارهای لذت‌بخش یا مفید برای بقا، هورمون دوپامین را تجربه می‌کند. این هورمون به ما می‌گوید که کدام کارها را دوباره تکرار کنیم. گوشی موبایل و نوتیفیکیشن‌ها این سیستم پاداش را در مغز تحریک می‌کنند و اعتیاد آور هستند.

اگر می‌خواهید این اعتیاد را مدیریت کنید، تمرکزتان را افزایش دهید و انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر را تجربه کنید، لازم است نوتیفیکیشن‌ها را خاموش کنید.

۱۳_ ورزش کنید: تحول مثبت در ذهن و جسم

ورزش کردن سبب آزادسازی هورمورمون‌هایی می‌شود که عملکرد مغز را بهبود می‌دهند و سبب افزایش انگیزه، خلاقیت، انرژی و تمرکز می‌شوند. حتی اگر یک پیاده‌روی کوتاه داشته باشید، این بهبود خلق‌وخو را تجربه خواهید کرد.

با ورزش کردن سطح استرس و اضطراب‌تان را کاهش دهید، بهره‌وری‌تان را بالا ببرید و به پتانسیل‌های واقعی‌تان دست پیدا کنید.

۱۴_ موانع مسیر را بشناسید: کلید امیدسازی

اگر موانع مسیرتان را بشناسید و برای آن‌ها راهکارسازی کنید، با انرژی و امید بیشتر به سمت اهداف‌تان حرکت خواهید کرد. موانع مسیر بهره‌وری باعث اتلاف انرژی و منابع شما می‌شوند و با حذف کردن این موانع، سرعت پیشرفت‌تان افزایش می‌یابد.

مثال: فردی را در نظر بگیرید که در حال یاد گیری زبان انگلیسی است اما ۲ مانع بزرگ بر سر راه او قرار گرفته است. این دو مانع به‌شرح زیر است:

• این فرد زمان کافی برای تمرین کردن ندارد.
• تلفظ صحیح لغات برای او دشوار است.

این فرد با خودش یک جلسه ۱۵ دقیقه‌ای می‌گذارد، روی موانع مسیر یادگیری زبان انگلیسی متمرکز می‌شود و این ۲ مانع را پیدا می‌کند. اگر این واقع بینی با حل مسئله همراه شود، سبب افزایش امید، انرژی و سرعت پیشرفت او خواهد شد.

کلام آخر

در این مطلب آموزشی به این موضوع پرداختیم که چطور در کمترین زمان بیشترین کار را انجام دهیم؟ و تکنیک‌های کاربردی و آزمون شده را معرفی کردیم. تکنیک‌هایی که سرعت پیشرفت‌تان را افزایش می‌دهند و احتمال موفقیت را بالا می‌برند. امیدواریم مقاله “انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر” مورد توجه شما قرار گرفته باشد.

منابع:

• hbr.org
• habitstrong.com
• linkedin.com
• inc.com