بر اساس مطالعهای که توسط شرکت آمریکایی McKinsey & Company، معتبرترین شرکت جهان در حوزه مدیریت انجام شد، محققان متوجه شدند کارمندان دورکار به دلیل مهارتهای ضعیف مدیریت زمان، بهطور متوسط ۲۷٪ از زمان خود را صرف کارهای غیر ضروری میکنند و همین امر، بهرهوری آنها را کاهش میدهد. به همین دلیل، یادگیری راهکارهایی برای مدیریت زمان در حین کار کردن، از اهمیت بالایی برخوردار است.
در این مقاله با ما همراه باشید تا چالشها و اهمیت مدیریت زمان در دورکاری را بررسی کنیم. در انتها نیز راهکارهایی برای این مشکل به شما معرفی خواهیم کرد.
چالشهای مدیریت زمان در دورکاری
کارمندان دورکار بسته به سبک زندگی و مهارتهای فردی متفاوتشان، چالشهای مختلفی در مدیریت زمان دارند. با این حال، در این قسمت برخی از رایجترین چالشهای مدیریت زمان در دورکاری را جمعآوری کردهایم.
۱_ به تعویق انداختن کارها
یکی از مشکلات رایج اکثر افراد دورکار، به تعویق انداختن کارها و انجام آنها در لحظات آخر است. افرادی که با این مشکل مواجه هستند اغلب در زمان انجام کارها استرس زیادی را تجربه میکنند و نمیتوانند کارها را در موعد مقرر تحویل دهند.
این چالش علاوهبر اینکه بر عملکرد افراد تاثیر میگذارد، حتی ممکن است منجر به از دست دادن کار شود.
۲_ عدم مدیریت صحیح کارها
یک کارمند دورکار بدون برنامهریزی و زمانبندی مناسب برای انجام کارهایش ممکن است زمان زیادی را به انجام کارهای غیر ضروری بگذراند یا برعکس، بیش از حد کار کند که در هر دو مورد، کارمند آسیب میبیند.
در صورتی که افراد زمانشان را به انجام کارهای غیر ضروری سپری کنند، کارها را به تعویق میاندازد که همین امر، وقت بیشتری از آنها میگیرد و در نتیجه این رفتار ناشایست، ممکن است کارها را با کیفیت پایینتری انجام دهند یا نتوانند وظایفشان را در زمان تعیینشده تحویل دهند.
در صورتی هم که بیش از حد کار کنند، دچار فرسودگی شغلی و دور شدن از اطرافیان میشوند.
دنبال افزایش درآمد هستی؟
وبینار «۷ فرمول پول» فاصله تو تا کسب ثروته!
۴ جلسه محتوای ناب و نایاب
۳_ حواسپرتی
یکی دیگر از چالشهای دورکاری این است که ممکن است افراد در حین انجام کار مداوم حواسشان پرت شود و نتوانند بهاندازه کافی روی کارشان تمرکز کنند.
حقیقت این است که افراد علاوه بر انجام کارهای حرفهایشان، وظایف دیگری هم دارند مانند غذا درست کردن، لباس شستن و… که گاهی اوقات نادیده گرفتن این وظایف کار غیرممکنی است.
بنابراین، عوامل حواسپرتی زیادی وجود دارند که میتوانند زمان و انرژی زیادی از شما بگیرند، شما را خسته کنند و در نتیجه ناگهان متوجه میشوید که زمان کافی برای انجام کارهای حرفهایتان ندارید. با برنامهریزی و مدیریت زمان مناسب میتوانید عوامل حواسپرتی را به حداقل برسانید.
۴_ عدم تعادل میان کار و زندگی شخصی
افراد دورکار باید بتوانند با مدیریت کردن زمانشان، بین کار و زندگی شخصی مرزهای مشخصی تعیین کنند زیرا اگر این کار را نکنند، در نهایت منجر به کار کردن بیش از حد و عدم تعادل میان کار و زندگی شخصی میشود.
این عدم تعادل بر خانواده و روابط آنها تاثیر میگذارد. مثلا ممکن است منجر به شرکت نکردن در تعاملات اجتماعی و جدا شدن از دیگران شود.
۵_ مناطق زمانی متفاوت
یکی دیگر از چالشهای مدیریت زمان در دورکاری، مناطق زمانی متفاوت شرکت و کارمند است که کمتر جایی به این چالش پرداخته شده است.
در حقیقت، کار کردن به صورت دورکاری با شرکتهای بینالمللی مزایای خود را دارد اما گاهی اوقات نیز میتواند به دلایل مختلف چالشبرانگیز باشد؛ به خصوص وقتی صحبت از کار تیمی و همکاری است.
یکی از چالشهای این مدل کار کردن، مناطق زمانی متفاوت اعضای تیم است. به همین دلیل گاهی اوقات افراد نمیتوانند در یک زمان در دسترس باشند. مثلا تصور کنید ساعات کاری شرکت با ساعت محل سکونت کارمندان دورکار همخوان نباشد، در این شرایط افراد چگونه میتوانند در انجام کارها با یکدیگر مشارکت کنند؟ مثلا اگر ساعت ۱۰ صبح به وقت شرکت مطابق با ساعت ۳ بامداد کارمند دورکار باشد، کار کردن چالشبرانگیز میشود.
اگر این چالش به درستی مدیریت نشود، بر ادامه همکاری و پیشرفت کارمندان تاثیر میگذارد و در نهایت باعث تاخیر در اتمام پروژهها و کاهش بهرهوری کلی سازمان میشود.
- بیشتر بخوانید: تنها راز موفقیت چیست
- بیشتر بخوانید: تصمیم گیری چیست
- بیشتر بخوانید: ارتباط موثر چیست
اهمیت مهارت مدیریت زمان در دورکاری
مدیریت زمان در دورکاری یک مهارت مهم است زیرا:
۱_ ایجاد مرز
همانطور که در قسمت قبل گفتیم، یکی از چالشهای افراد دورکار عدم تعادل میان کار و زندگی شخصیشان است زیرا اغلب آنها ساعت کاری مشخصی ندارند.
ایجاد مرز میان زندگی حرفهای و شخصی یکی از مهمترین کارهایی است که افراد دورکار باید انجام دهند و با مدیریت موثر زمان میتوان این کار را انجام داد.
۲_ افزایش بهرهوری
افرادی که زمانشان را بهطور موثر مدیریت میکنند، میتوانند تمرکز و در نتیجه بهرهوری خود را بالا ببرند و کارهای بیشتری انجام دهند.
۳_ بهبود پاسخگویی
مدیریت زمان همچنین به شما کمک میکند تا در برابر کارهایتان پاسخگوتر و مسئولیتپذیرتر باشید زیرا افراد با مدیریت زمان موثر، تمام کارهای ضروریشان را انجام میدهند.
۴_ افزایش کیفیت کار
وقتی برای انجام کارهایتان زمان کافی اختصاص میدهید، میتوانید کیفیت کارهایتان را بهبود بخشید. در نتیجه، این کار منجر به عملکرد بهتر و رضایت شغلی بیشتر میشود.
- بیشتر بخوانید: رضایت شغلی
- بیشتر بخوانید: توسعه فردی چیست
- بیشتر بخوانید: اولویت بندی کارها
راهکارهای مدیریت زمان در دورکاری
برای مدیریت موثر زمان در دورکاری، میتوانید راهکارهای زیر را بهکار گیرید:
۱_ برنامهریزی کنید
برخلاف کارهای اداری که ساعات کار مشخصی دارند، افراد دورکار اغلب زمان کاری ثابتی ندارند و زمان کار کردنشان دست خودشان است. اگرچه این انعطافپذیری زمانی میتواند یک مزیت بهشمار رود اما همچنین میتواند با چالشهایی هم همراه باشد که اگر مدیریت نشود ممکن است بر بهرهوری کارمندان تاثیر منفی بگذارد.
برا غلبه بر این مشکل میتوانید برای کارهایتان برنامهریزی کنید تا هنگام شروع روز بدانید باید چه کارهایی انجام دهید، کدام کار در اولویت است، هر کار به چقدر زمان نیاز دارد و…
در نظر داشته باشید که برنامهریزی روزانه نقشه راهی برای یک روز کاری است که به شما کمک میکند تا زمانتان را بهخوبی مدیریت کنید و کارهایتان را بدون استرس و عجله کردن، انجام دهید، به همین دلیل برنامه شما باید منطقی و قابل دستیابی باشد.
برای مدیریت زمان موثر، از روشهای برنامهریزی زیر استفاده کنید:
- فهرستی از کارهایتان ایجاد کنید: کارهایی که باید در طول روز انجام دهید را لیست کنید تا یک نمای کلی از وظایف روزانهتان داشته باشید و همه آنها را به موقع انجام دهید.
- برنامهای شبیه کار اداری تنظیم کنید: برای خودتان برنامه کاری ساختاریافتهای تنظیم کنید که شبیه کار کردن در شرکت باشد. مثلا زمان شروع کار، استراحت، ناهار خوردن، اتمام کار و… را مشخص کنید.
- از نرمافزارهای مدیریت زمان استفاده کنید: با استفاده از نرمافزارهای مدیریت زمان میتوانید برنامه کاری خود را با ساختار و چارچوب منظمتری پیش ببرید.
۲_ بهطور منظم استراحت کنید
بخشی از مدیریت زمان در دورکاری، استراحت کردن است. اغلب افرادی که در شرکت کار میکنند زمان استراحت دارند اما افراد دورکار ممکن است آن را نادیده بگیرند.
استراحت نکردن در طول کار میتواند منجر به کاهش بهرهوری و فرسودگی شغلی شود؛ به همین دلیل توصیه میشود حتما بهطور منظم استراحت کنید تا مغزتان استراحت کند و انرژیتان بیشتر شود.
توصیههایی برای استراحت کردن در دورکاری:
- زنگ هشدار تنظیم کنید: برای استراحت کردن، زنگ هشدار (آلارم) تنظیم کنید. بسته به ماهیت کار و شرایط شما، زمان استراحت میتواند متفاوت باشد اما در حالت ایدهآل باید بعد از هر یک ساعت کار کردن، ۵ دقیقه استراحت کنید.
- پیادهروی کنید: ۱۰ تا ۱۵ دقیقه پیادهروی به شما کمک میکند تا با انرژی بیشتری به کارتان ادامه دهید.
- بین محل کار و زندگی شخصیتان مرز فیزیکی تعیین کنید: ایجاد مرز فیزیکی بین محل کار کردن و زندگی شخصیتان بسیار مهم است؛ حتی اگر این مرز، یک پرده باشد. این مرز به شما یاد میدهد وقتی فضای کار را ترک کردید، دیگر به آن فکر نکنید.
- اعلانهای کاریتان را خاموش کنید: وقتی کارتان را تمام کردید، تمام اعلانهای مربوط به آن را خاموش کنید.
۳_ کارهایتان را اولویتبندی کنید
یکی دیگر از راهکارهای مدیریت زمان در دورکاری، اولویتبندی کارهاست. بنابراین، مهمترین و ضروریترین کارهایتان را شناسایی و آنها را اولویتبندی کنید.
برای اولویتبندی کارها میتوانید از روشهای گوناگونی استفاده کنید مانند ماتریس آیزنهاور. در این روش باید کارهایتان را بر اساس اهمیت و ضرورت آنها، در چهار بخش دستهبندی کنید:
- ضروری و مهم: این کارها باید اول از همه انجام شوند.
- مهم هست اما ضروری نیست: این کارها باید در درجه دوم انجام شوند.
- ضروری هست اما مهم نیست: انجام این کارها را میتوانید به شخص دیگری بسپارید.
- نه مهم و نه ضروری: این کارها را میتوانید انجام ندهید و حذفشان کنید.
۴_ عوامل حواسپرتی را به حداقل برسانید
عوامل حواسپرتی بهراحتی میتوانند زمان، تمرکز و برنامه کاری شما را مختل کنند. رایجترین عوامل حواسپرتی در دورکاری عبارتند از:
- رسانههای اجتماعی: برای جلوگیری از این عامل، موبایلتان را به حالت بیصدا (سایلنت) درآورید، اینترنتتان را خاموش کنید یا موبایل را در اتاق دیگری قرار دهید.
- اعضای خانه: بهترین راهحل این است که با آنها صحبت کنید و به آنها توضیح دهید اگرچه از نظر فیزیکی در خانه هستید اما در حال کار هستید و آنها باید به روال دورکاری احترام بگذارند.
- سروصدای همسایهها: اگر این اتفاق تنها یک روز افتاد، با همسایههای خود صحبت کنید و وضعیت کاریتان را به آنها توضیح دهید اما اگر این مشکل ادامه داشت، میتوانید آن را با مدیر ساختمان مطرح کنید. بهعنوان آخرین راهحل باید با پلیس تماس بگیرید یا از آنها شکایت کنید.
- کارهای شخصی: میتوانید کارهای شخصی یا کارهای خانه را در زمان استراحت یا قبل از شروع کار انجام دهید.
راهحل دیگر برای مقابله با عوامل حواسپرتی این است که فضای کارتان را از فضای شخصیتان جدا کنید؛ مثلا در منزل، یک دفترکار برای خودتان طراحی کنید. اگر ایجاد این فضا امکانپذیر نیست، میتوانید فضاهای کار اشتراکی یا کتابخانههای نزدیک را امتحان کنید.
۵_ عادات مثبتی برای خود ایجاد کنید
یکی از بهترین راههای افزایش سازگاری، انجام کارهایی است که بتوان بارها و بارها آنها را تکرار کرد تا جایی که تبدیل به عادت شوند. یکی از این کارها، مدیریت زمان است. در واقع برای مدیریت زمان موثر، باید آن را برای خودتان به یک عادت تبدیل کنید.
برای انجام این کار باید هر روز کارهای ثابتی انجام دهید مثلا در ساعت مشخصی کارتان را شروع کنید، در ساعت مشخصی استراحت کنید، هر روز به هدفتان فکر کنید و… این کارها احتمال به تعویق انداختن کارها را کاهش میدهند، بهرهوری شما را بالا میبرند و در کل به شما کمک میکنند تا زمانتان را بهطور موثر مدیریت کنید.
۶_ در برابر کارهایتان مسئولیتپذیر و پاسخگو باشید
اگرچه کارمندان دورکار بهطور حضوری تحت نظارت و مدیریت قرار نمیگیرند اما باید وظایف و تعهدات کاری خود را به موقع و با کیفیت تحویل دهند؛ این نمونهای از پاسخگویی است، یعنی پذیرش مسئولیت عملکرد شغلی خود.
برای افزایش مسئولیتپذیری و پاسخگویی، کارهای زیر را انجام دهید:
- تعیین اهداف: تعیین اهداف شفاف برای خود و دستیابی به آنها، راه خوبی برای افزایش مسئولیتپذیری است.
- ارتباط باز: یکی از چالشهای اغلب کارمندان دورکار این است که نمیتوانند بهخوبی با همکارانشان ارتباط برقرار کنند. برای حل این چالش میتوانید با کمک تماس تصویری در جلسات کاری شرکت کنید.
- ارزیابی بهرهوری خود: ابزارهای مختلفی وجود دارند که به شما کمک میکنند تا بهرهوری کارهایتان را ارزیابی کنید. با این کار میتوانید مطمئن شوید که استانداردهای مورد انتظار را انجام میدهید و در قبال کارهایتان پاسخگو هستید.
- پذیرش مسئولیت کارهای خود: یکی از ارکان اصلی مسئولیتپذیری این است که پاسخگوی کارهایتان باشید، چه کارهای خوب و چه بد.
- بیشتر بخوانید: سخن بزرگان در مورد زندگی
- بیشتر بخوانید: استرس شغلی
- بیشتر بخوانید: انواع کارآفرینی
کلام آخر
اگرچه مدیریت زمان در دورکاری میتواند با چالشهایی مانند به تعویق انداختن کارها، حواسپرتی و… همراه باشد اما به کمک راهکارهای مدیریت زمان مانند اولویتبندی کارها، حذف عوامل حواسپرتی و…، میتوان بهخوبی کارها را برنامهریزی و زمانبندی کرد.
منابع: