برقراری ارتباط پلی است که افراد را به یکدیگر متصل میکند و آنها را قادر میسازد تا با یکدیگر ارتباط موثری برقرار کنند و یادگیری ارتباط موثر با مهارتهایی مانند گوش دادن فعال، همدلی و… به دست میآید.
با شناسایی اینکه ارتباط موثر چیست؟ چه چیزهایی مانع از برقراری ارتباط موثر میشوند و مهارتهای لازم برای برقراری ارتباط موثر کداماند؟ میتوانید یاد بگیرید که با دیگران ارتباط موثری برقرار کنید. در این مقاله بهطور کامل درباره ارتباط موثر صحبت میکنیم.
ارتباط موثر چیست؟
ارتباط موثر یعنی توانایی برقراری ارتباط شفاف با دیگران. در این ارتباط افراد میتوانند به وضوح منظور خود را بیان کنند، یکدیگر را درک کنند و هر فرد بهراحتی میتواند نظر خود را بیان کند. در ارتباط موثر بسیار مهم است که افراد در حین تعامل با دیگران بتوانند نیازهای خود را بیان کنند.
برقراری ارتباط موثر صرفا به معنای خوب صحبت کردن با یکدیگر نیست، بلکه به معنای انتقال پیام به روشی است که قابل درک باشد و منجر به ایجاد ارتباط معنادار شود. توانایی برقراری ارتباط موثر چه در روابط شخصی، چه در روابط حرفهای و چه در زمینههای اجتماعی گستردهتر برای موفقیت و ایجاد ارتباطات قوی با دیگران ضروری است.
ارتباط موثر به شما کمک میکند تا دیگران را بهطور عمیقتری درک کنید و منظور خود را به بهترین شکل ممکن به دیگران انتقال دهید، در نتیجه روابط شخصی و کاریتان را تقویت میکند و به دنبال آن، زندگی شخصی و حرفهای شما بهبود مییابند زیرا هم خودتان و هم کسانی که با شما در ارتباط هستند، احساس میکنید توسط طرف مقابلتان شنیده و درک شدهاید. اثربخشی ارتباطات متفاوت است و به طرق مختلف بر روابط گوناگون شما تاثیر میگذارد. هرچه ارتباط شما موثرتر باشد، در کار و جنبههای شخصی خود بهتر عمل خواهید کرد.
اگرچه اندازهگیری اثربخشی ارتباط دشوار است اما میتوانید تاثیر آن را بر کار خود احساس یا حتی مشاهده کنید. بهعنوان مثال، نتایج یک نظرسنجی در ایالات متحده و بریتانیا نشان داد که تقریبا یک میلیون کارمند به دلیل مهارتهای ارتباطی ضعیف در یک سال حدود ۶۲.۴ میلیون دلار ضرر کردند. در مقابل، شرکتهایی که کارمندانشان از مهارتهای ارتباطی موثر برخوردار بودند، تقریبا ۵۰٪ بیشتر بازدهی داشتند. (منبع علمی)
ارتباطات میتوانند به اشکال مختلفی اتفاق افتند؛ یعنی اطلاعات را میتوان به روشهای مختلف از فردی به فرد دیگر منتقل کرد. اشکال مختلف ارتباط به شرح زیر هستند:
- ارتباط کلامی
- ارتباط غیرکلامی
- ارتباط کتبی
- ارتباط دیداری
این اشکال ارتباطی میتواند به صورت حضوری، تلفنی یا از طریق پلتفرمهای مختلف دیجیتالی صورت گیرند.
- بیشتر بخوانید: موفقیت چیست
- بیشتر بخوانید: چگونه به موفقیت برسیم
- بیشتر بخوانید: برای موفقیت باید چیکار کرد
چه چیزی مانع برقراری ارتباط موثر می شود؟
برخی از موانع رایج در برقراری ارتباط موثر شامل موارد زیر هستند:
۱_ موانع زبانی
این موانع اغلب به دلیل تفاوتهای زبانی رخ میدهند. علاوهبر اینکه زبانهای زیادی در جهان وجود دارد، حتی در یک زبان هم تفاوتهایی در املا، لهجه و گویش ممکن است مانعی برای برقراری ارتباط موثر باشند.
از آنجایی که ما با افراد مختلفی با پیشینههای جغرافیایی و فرهنگی مختلف مواجه میشویم، ارتباطات موثر برای رفع هرگونه سوء تفاهم ضروری است.
۲_ موانع روانی
اینها موانعی هستند که از احساسات آدمها سرچشمه میگیرند. برای داشتن یک ارتباط موثر باید میان احساسات و حقایق تعادل بهینه ایجاد کنیم. بهعنوان مثال، هنگامی که افراد در روابطشان احساسات منفی تجربه میکنند، قضاوت و تصمیمگیری برای آنها سختتر میشود. از این رو، موانع روانی از ایجاد یک ارتباط موثر جلوگیری میکنند.
یکی دیگر از جنبههای حیاتی ارتباط موثر که موانع روانی میتوانند بر آن اثر بگذارند، پردازش اطلاعات و درک موثر است. در ارتباطات موثر باید محتوای پیام طرف مقابل را درک کنیم تا بتوانیم با دیگران ارتباط خوبی برقرار کنیم.
۳_ موانع فیزیکی
هر شی یا صدایی که از برقراری ارتباط موثر جلوگیری کند، مانع فیزیکی بهشمار میرود. مانع فیزیکی حتی میتواند فاصله زیاد بین افراد باشد؛ مثلا افرادی که میخواهند اما نمیتوانند به صورت حضوری یکدیگر را ببینند و از این رو مجبورند به صورت مجازی با یکدیگر صحبت کنند مانند تماس تصویری.
با پیشرفت تکنولوژی، برخی از جنبههای ارتباطی مانند نشانههای غیرکلامی بهطور موثر به طرفین منتقل نمیشود. به همین دلیل توصیه میشود که تاثیر موانع فیزیکی مانند برقراری ارتباط در محیطهای شلوغ و پر سروصدا را به حداقل برسانید.
۴_ موانع فرهنگی
فرهنگهای مختلف برای انتقال پیام روشهای خاص خود را دارند. همچنین علاوهبر متفاوت بودن زبان افراد با یکدیگر، مردم گاهی با استفاده از حرکات بدنی یا نمادهای خاصی پیامهایشان را به دیگران منتقل میکنند که ممکن است جهانی نباشد و مختص به فرهنگ به خصوصی باشد. از این رو، ممکن است طرف مقابلشان نتوانند پیامهای آنها را به درستی درک کنند. به همین ترتیب، آنها نیز ممکن است بازخوردهای معناداری به طرف مقابلشان ندهند که این میتواند بر روابط موثر تاثیر زیادی بگذارد.
عدم شناخت تفاوتهای فرهنگی ممکن است منجر به ارتباطات نادرست شود اما یادگیری مهارتهای ارتباطی میتواند موانع فرهنگی را از بین ببرد.
۵_ موانع سازمانی
ارتباطات درون یک سازمان برای گردش روان کار ضروری هستند. یک ساختار سازمانی غیر سیستماتیک ممکن است منجر به ارتباطات ناکارآمد شود. بهعنوان مثال، زمانی که مدیران از کارمندان اطلاعات کافی نمیگیرند، مانعی ایجاد میشود و اطلاعات مهم از کارمندان به مدیریت منتقل نمیشود. به همین ترتیب، ساختار سازمانی از جریان روان اطلاعات میان کارکنان شرکت جلوگیری میکند و این منجر به اجرای ضعیف سیاستها میشود.
برای اجتناب از چنین شرایطی، کارفرمایان و اعضای تیم میتوانند برای اطمینان از کارایی، برقراری ارتباط موثر را در اولویت قرار دهند.
۶_ موانع نگرشی
تفاوتهای شخصی نیز ممکن است مانع از برقراری ارتباط موثر شوند. بهعنوان مثال، افراد درونگرا متفاوت از افراد برونگرا ارتباط برقرار میکنند و این بر تبادل پیامهای بین آنها تاثیر میگذارد.
همچنین نشان دادن نگرش منفی نسبت به دیگران یا سایر کارهای غیر محترمانه مانع از انتقال درست اطلاعات میشود. برای کاهش موانع نگرشی باید یادگیری در مورد سایر افراد و روشهای ارتباطی ترجیحی آنها را در اولویت قرار دهید.
۷_ موانع ادراکی
افراد مختلف پیامها را به یک شکل درک نمیکنند زیرا هر کس ادراکات متفاوتی نسبت به دیگران دارد. از این رو وقتی مردم پیامها را به صورت متفاوتی درک میکنند، این میتواند مانعی برای برقراری ارتباط موثر باشد.
ادراکات از دوران کودکی و بر اساس تجربیات منحصر به فرد افراد در آنها شکل گرفته است و به همین دلیل، غلبه بر آنها دشوار است.
مردم اغلب به پیامهایی گوش میدهند که با نظامهای اعتقادی و برداشت و ادراک آنها مرتبط است و در عین حال، آنچه را که مخالف باورهایشان است نادیده میگیرند.
شناخت ادراکات خود میتواند به افراد کمک کند تا از اثرات مخرب احتمالی ادراکات خود در روابطشان جلوگیری کنند.
✅پیشنهاد ویژه: دوره رایگان ویدیویی روانشناسی پول را از دست ندهید!
۸_ موانع فیزیولوژیکی
برخی از مسائل فیزیولوژیکی نیز میتواند ارتباط موثر را محدود کند. بهعنوان مثال، مشکلات شنوایی مانع از شنیدن بازخوردهای سازنده طرف مقابل میشود. صدای لرزان باعث میشود که طرف مقابل به سختی صحبتهای ما را بفهمد.
استفاده از سمعک، گفتاردرمانی و… میتواند از این مانع جلوگیری و ارتباط موثر را برقرار کند.
۹_ عدم اعتماد
وقتی در رابطهای اعتماد وجود نداشته باشد، انتقال اطلاعات دشوارتر میشود. بهعنوان مثال اگر فردی فکر میکند که شما چیزی را از او پنهان میکنید، احتمالا مضطرب میشود و سوتفاهمی در رابطه رخ میدهد. در این شرایط، هرگونه تلاش برای برقراری ارتباط برای آنها سختتر میشود. قابل اعتماد بودن به دیگران کمک میکند تا صحبتهای شما را باور کنند.
برای جلوگیری از حدس و گمان و درک اطلاعات نادرست، میتوانید بهطور واضح و شفاف صحبت کنید.
۱۰_ تعارضات حلنشده
در حالی که برخی از تعارضات میتوانند سازنده باشند، تعارضات حلنشده مانعی برای برقراری ارتباط موثر هستند.
تعارضات حلنشده باعث میشوند افراد رابطه نادرستی با یکدیگر برقرار کنند. اگر این رابطه، رابطه شغلی باشد ممکن است سازمان به خطر افتد زیرا محیط کار را غیرقابل تحمل میکند و فعالیتهای اصلی شرکت را به خطر میاندازد.
بنابراین، حل تعارضات چه در روابط شخصی و چه در محل کار میتواند از بروز این مانع در میان روابط شخصی افراد و کارمندان جلوگیری کند.
- بیشتر بخوانید: فرمول موفقیت
- بیشتر بخوانید: انواع موفقیت
- بیشتر بخوانید: کارآفرینی چیست؟
- بیشتر بخوانید: اعتماد به نفس چیست؟
مهارتهای لازم برای برقراری ارتباط موثر
توانایی برقراری ارتباط موثر زمانی حاصل میشود که مهارتهای لازم برای برقراری ارتباط را یاد گرفته باشیم.
کسب مهارتهای ارتباطی مهم است و در جاهای مختلف به افراد کمک میکند. مثلا به افرادی که در بخش فروش هستند کمک میکند تا نیازهای مشتریان را بهتر درک کنند.
در این قسمت، ۱۰ تا از بهترین مهارتهای لازم برای برقراری ارتباط موثر را بررسی میکنیم:
۱_ گوش دادن فعال
یکی از جنبههای کلیدی ارتباط موثر این است که شنونده خوبی باشید تا بتوانید به درستی با طرف مقابلتان ارتباط برقرار کنید و بفهمید او چه جیزی میگوید. در واقع شما هنگام گوش دادن به دیگران باید بهاندازه کافی هوشیار باشید.
گوش دادن فعال که گوش دادن آگاهانه نیز نامیده میشود، به معنای توجه دقیق به افرادی است که در حال صحبت کردن با آنها هستید. گوش دادن فعال کمک میکند طرف مقابل را بهتر درک کنید و همچنین به طرف مقابلتان نشان میدهد که به او احترام میگذارید.
اگر میخواهید مهارت گوش دادن فعال را در خود تقویت کنید، نکات زیر را در نظر بگیرید:
- همانطور که فعالانه در حال گوش دادن به صحبتهای طرف مقابلتان هستید، روی صحبتهای او تمرکز کنید.
- از حواسپرتیهایی مانند تلفن همراه، لپتاپ و… استفاده نکنید.
- به حالات چهره، زبان بدن و لحن صدای طرف مقابل توجه کنید.
- به جای اینکه به آنچه میخواهید بگویید فکر کنید، بر صحبتهای طرف مقابل و نحوه صحبت کردن او تمرکز کنید.
- اگر میخواهید صحبتهای طرف مقابل را بهتر درک کنید، از آنها سوال بپرسید، صحبتهای آنها را منعکس و تایید کنید به آنها بازخورد دهید.
۲_ استفاده از روشهای ارتباطی مناسب
یکی دیگر از مهارتهای مهم ارتباطی، استفاده از روشهای مناسب برای برقراری ارتباط است. ارتباط میتواند از طریق ایمیل، تماس صوتی، تماس تصویری، جلسات حضوری، پیامک و… صورت بگیرد.
بهترین روش ارتباط یعنی هنگام برقراری ارتباط، نکاتی را در نظر بگیرید؛ اینکه مخاطبتان چه روشی را ترجیح میدهد، چه اطلاعاتی میخواهید به اشتراک بگذارید و بهترین راه برای به اشتراک گذاشتن این اطلاعات کدام است؟ بهعنوان مثال اگر میخواهید با یک کارفرما ارتباط برقرار کنید، بهتر است یک ایمیل رسمی برای او ارسال کنید یا با او تماس بگیرید.
۳_ صمیمی بودن
ویژگیهای دوستانه و صمیمی بودن مانند صداقت و مهربانی به تقویت اعتماد و درک در روابط کمک میکند.
برای تقویت این مهارت، نکات زیر را بهکار گیرید:
- با نگرش مثبت با دیگران ارتباط برقرار کنید.
- ذهن باز داشته باشید و برای درک بهتر صحبتهای دیگران از آنها سوال بپرسید.
- حرکات کوچکی مانند سوال پرسیدن، لبخند زدن در حین صحبت یا تمجید از کارهایی که کارمندان خوب انجام دادهاند، میتواند به شما کمک کند تا روابط سازندهای با همکاران و مدیرانتان ایجاد کنید.
- درباره دوستان یا همکاران گذشته، جزئیات کوچک را به خاطر بسپارید. مثلا اگر یکی از همکارانتان به شما بگوید که تولد فرزندش نزدیک است، پس از چند روز از او بپرسید که جشن تولد فرزندش چگونه گذشت؟
۴_ اعتماد به نفس
چه در روابط شغلی و چه در روابط دوستانه، به ایدههایی بیشتر توجه میشود که با اطمینان بیشتری ارائه میشوند.
راههای زیادی برای تقویت اعتماد به نفس وجود دارد از جمله:
- برقراری تماس چشمی هنگام صحبت با دیگران
- صاف نشستن با شانههای باز
- آماده کردن خود بهطوری که افکارتان باز باشد تا بتوانید به هر سوالی پاسخ دهید.
- از کلمات پرکننده استفاده نکنید. کلمات پرکننده یا فیلرهای کلمهها، صداها یا عباراتی هستند که هنگام مکث بین جملات از آنها استفاده میشود مانند اوم.
۵_ بازخورد سازنده
بازخورد موثر یعنی به اشتراک گذاشتن نکات خاص درباره موضوع بحث، بررسی کردن پیامدها و ایجاد راهحلهایی برای حل مشکلات. در ارتباطات موثر، افراد بازخوردهای سازنده به یکدیگر میدهند و پذیرای دریافت بازخورد سازنده از طرف دیگران هستند. همچنین، ارائه و پذیرش بازخورد در محل کار یک مهارت ضروری است زیرا میتواند به افراد کمک کند تا در کارشان بهطور حرفهای پیشرفت کنند.
یک راه عالی برای یادگیری نحوه بازخورد دادن این است؛ از بازخوردهایی که دیگران به شما میدهند، یادداشتبرداری کنید. مثلا وقتی کسی بازخورد سازندهای به شما میدهد، زمان بگذارید و بررسی کنید که چرا این بازخورد خوب بود؟ چرا از آن حس خوبی گرفتید؟ و چگونه میتوانید خودتان هم این نوع بازخورد دادن را یاد بگیرید و در آینده آن را بیشتر به کار بگیرید؟
- بیشتر بخوانید: رضایت شغلی چیست؟
- بیشتر بخوانید: روشهای استعدادیابی (+لینک آزمون)
- بیشتر بخوانید: توسعه فردی چیست
- بیشتر بخوانید: استعداد چیست؟
۶_ لحن و صوت صدا
بهطور واضح و جذاب صحبت کنید. تنظیم تن صدایتان بهطوری که دیگران بهراحتی بتوانند صحبتهایتان را بشنوند و درک کنند یک مهارت است و برای برقراری ارتباط موثر بسیار مهم است.
صحبت کردن با صدای بلند ممکن است نشانهای از بیاحترامی باشد و برای طرف مقابل ناخوشایند باشد. اگر از خوب بودن لحن و تن صدایتان مطمئن نیستید، با خودتان تمرین کنید مثلا صدایتان را ضبط کنید یا از خودتان ویدیو بگیرید.
یکی دیگر از جنبههای ارتباط کلامی، آواز و تونالیته است. یعنی چگونه صدایتان بالا و پایین میرود، روی چه کلماتی تاکید میکنید و چقدر در جملاتتان مکث میکنید. چنین جزئیاتی میتواند در برقراری ارتباط موثر باشد و در نحوه برداشت دیگران از صحبتهای شما تاثیر میگذارد.
۷_ همدلی
همدلی یعنی درک احساسات دیگران. این مهارت ارتباطی هم در روابط فردی و هم در روابط شغلی اهمیت دارد. در هر دو مورد، افرادی که همدلی بالایی دارند، بهطور موثر احساسات دیگران را میفهمند و پاسخ مناسبی به آنها میدهند.
بهعنوان مثال اگر شخصی عصبانیت یا ناامیدی خود را ابراز میکند، شما با داشتن همدلی بالا احساسات او را درک میکنید و طرف مقابل به شما اعتماد میکند و بیشتر درباره احساساتش با شما حرف میزند. در عین حال، زمانی که افراد احساسات مثبتی دارند، توانایی همدلی و درک کردن باعث میشود تا از دیگران انرژی بگیرید.
۸_ احترام گذاشتن
برای تقویت ارتباط موثر بسیار مهم است که در حین صحبت با دیگران به عقاید، ارزشها و باورهای طرف مقابل احترام بگذارید. یکی از جنبههای کلیدی احترام گذاشتن این است که بدانیم چه زمانی باید ارتباط را شروع کنیم؟ چه زمانی باید به افراد پاسخ دهیم؟ چه زمانی از طرف مقابل سوال کنیم؟ و…
در گروهها، اجازه دادن به دیگران برای صحبت کردن نوعی از این مهارت و ارتباط محترمانه به شمار میرود.
۹_ نشانههای غیرکلامی
بخشی از ارتباطات شامل نشانههای غیرکلامی است مانند زبان بدن، حالات چهره، تماس چشمی و…
بنابراین وقتی در حال گوش دادن به صحبتهای کسی هستید، هم به صحبتهای او و هم به زبان بدنش توجه کنید. البته در نظر داشته باشید که هرگز افراد را بر اساس زبان بدنشان قضاوت نکنید زیرا همه افراد به دلیل تفاوتهای فرهنگی یا تواناییهای خود، ژستهای فیزیکی یکسانی از خود نشان نمیدهند.
۱۰_ پاسخگو بودن
یکی دیگر از مهارتهای ارتباطی، پاسخگو بودن است. بهعنوان مثال، ارتباط چه از نوع تماس تلفنی باشد و چه ایمیل دادن، کارفرمایان ترجیح میدهند کارمندانشان پاسخ آنها را سریعتر بدهد.
یکی از روشهای پاسخگو بودن این است که در نظر بگیرید پاسخ دادنتان چقدر طول میکشد. مثلا اگر میتوانید ۵ دقیقه دیگر به آن پاسخ دهید که هیچ اما اگر فکر میکنید پاسختان پیچیده است و به زمان بیشتری برای جواب دادن نیاز دارید، میتوانید بگویید که پیام را دریافت کردهاید و به طرف مقابل اطلاع دهید بعدا بهطور کامل به او پاسخ میدهید.
کلام آخر
ارتباط موثر به معنای توانایی برقراری ارتباط شفاف و قابل درک با دیگران است. برای برقراری ارتباط موثر باید موانعی مانند موانع زبانی، موانع فیزیکی، موانع فرهنگی، موانع سازمانی و… را از بین ببریم و مهارتهای ارتباطی مختلف را در خود تقویت کنیم از جمله گوش دادن فعال، همدلی، ارائه بازخوردهای سازنده و…
منابع:
