مطالعات صورت گرفته نشان دادهاند که ۸۲% از افراد در محیط کار مرتکب اشتباهات مدیریت زمان میشوند و سیستم مناسبی برای این کار ندارند. (تحقیق علمی) این افراد با اشتباهات رایج آشنا نیستند، بخش قابلتوجهی از زمانشان در اختیار اتفاقات لحظهای است و هیچ ذهنیتی نسبت به اهمیت این موضوع ندارند.
در ادامه با اهمیت، نشانهها و اشتباهات رایج در مدیریت زمان آشنا خواهید شد. لطفا با پتانسیل همراه باشید.
اهمیت مدیریت اشتباهات مدیریت زمان
اشتباهات مدیریت زمان میتوانند سطح بهرهوریتان را کاهش دهند. این اشتباهات روی خلقوخوی شما تاثیر مستقیم دارند و دستیابی به اهداف کوتاهمدت و بلندمدت را دشوار میکنند. به همین خاطر باید مهارت تمرکز بر مسائل مهم را یاد بگیرید و از حواسپرتیها اجتناب کنید. (منبع)
به تحقیقات علمی زیر توجه کنید:
- در سال ۲۰۰۸ یک گزارش سلامت و مقایسه از مشاوران اقتصادی ارائه شد. این مطالعه نشان داد که مشکلات مزمن سلامتی در ۶۳% درصد از مشاوران مالی فاقد مهارت برنامهریزی بیشتر است.
- یک مطالعه صورت گرفته در سال ۲۰۱۴ در دانشگاه وورتسبورگ نشان داد که مدیریت موثر زمان به کاهش استرس و اضطراب کمک میکند. (مطالعه علمی)
- یک متاآنالیز در سال ۲۰۲۱ نشان داد که مدیریت زمان تاثیر مستقیم بر عملکرد و سطح رفاه دارد و اشتباه در مدیریت زمان سبب کاهش عملکرد و آسایش میشود. (مطالعه علمی)
نشانههای ضعف مدیریت زمان را بشناسید، سطح آگاهیتان را افزایش دهید و اشتباهاتتان را مدیریت کنید. به این ترتیب یک زندگی سرشار از امید، انرژی، احساسات مثبت و بازدهی را تجربه خواهید کرد.
نشانههای ضعف در مدیریت زمان
اشتباهات مدیریت زمان سبب میشوند نتوانید وظایفتان را به انتها برسانید، در هر لحظه به یک کار بپردازید و از وقتتان به بهترین شکل ممکن استفاده کنید. در ادامه با نشانههای ضعف در مدیریت زمان آشنا خواهید شد.
۱_ حواسپرتیها: تلههای دیجیتال را جدی بگیرید
نمیتوان یک فضای ایدهآل و بدون حواسپرتی پیدا کرد اما اگر حجم حواسپرتیها از یک میزان مشخص بالاتر باشد، باید این نشانه را جدی بگیرید.
مثال: فرض کنید در حال نوشتن پایاننامه دانشگاهیتان هستید و نوتیفیکیشنها دائما حواستان را پرت میکنند. این موضوع نشان میدهد که شما به مهارت مدیریت زمان نیاز دارید و باید روی این موضوع متمرکز شوید.
۲_ بدقولیها: سروقت برسید!
گذشتهتان را مورد ارزیابی قرار دهید و به وقتشناسیتان از ۱ تا ۱۰ نمره بدهید. به این ترتیب متوجه خواهید شد که چقدر برای وقت دیگران ارزش قائل هستید و علاوهبر آن، زمانتان را میتوانید مدیریت کنید.
آنا ماسون در مصاحبه با The Huffington Post Australia گفته است:
بدقولی و دیر رسیدن دلایل متعددی دارد اما اصلیترین دلیل آن این است که در اعماق ذهنتان فکر میکنید زمان شما ارزشمندتر از زمان دیگران است.
۳_ تاخیر در ضربالاجلها: اعتبارتان را از دست ندهید
اگر کارها را تا دقیقه ۹۰ به تاخیر میاندازید و ضربالاجلها را از دست میدهید، باید این نشانه را جدی بگیرید. این موضوع اعتبار حرفهای شما را کاهش میدهد و برای برطرف کردن این مسئله، باید مهارت مدیریت زمان و اولویتبندی را یاد بگیرید.
۴_ عجله: منبع بدحالی و استرس
فعالیتهایتان را در طول روز مورد ارزیابی قرار دهید و ببینید که چقدر کارها را به تاخیر میاندازید. اگر دائما عجله دارید و بهدنبال آن اضطراب و استرس را تجربه میکنید، باید اشتباهات مدیریت زمان را بشناسید و این مهارت را در خود پرورش دهید.
مثال: دانشجویی را در نظر بگیرید که مطالعه منابع امتحانی را برای شب امتحان گذاشته است. این دانشجو مجبور است برای درس خواندن عجله کند و تا زمانیکه امتحان به پایان میرسد، با اضطراب، استرس، نگرانی و نشخوار فکری مواجه است.
۵_ فرسودگی: مانع خوب حالی
فرسودگی حالتی از خستگی جسمی، ذهنی و عاطفی است که به دلیل ناتوانی در مدیریت استرس، اضطراب و کار زیاد ایجاد میشود. فرسودگی یعنی تجربه احساس خستگی، بیانرژی بودن و لذت نبردن از زندگی. این حالت به شما میگوید که باید مدیریت زمان را جدی بگیرید.
- بیشتر بخوانید: موفقیت چیست؟
- بیشتر بخوانید: چگونه به موفقیت برسیم؟
- بیشتر بخوانید: مدیریت زمان در دورکاری
- بیشتر بخوانید: پردرآمدترین شغل های ایران
اشتباهات رایج در مدیریت زمان
کمی قبلتر، نشانههای ضعف در مدیریت زمان را معرفی کردیم. اگر حداقل دو مورد از این نشانهها را در زندگی روزمرهتان مشاهده کردهاید، بهتر است یادگیری مهارت مدیریت زمان را در اولویت قرار دهید.
در ادامه با اشتباهات رایج در مدیریت زمان آشنا خواهید شد.
۱_ تفریح نکردن اشتباه است: بیهوده وقت بگذرانید!
در دنیای امروز افراد تمرکزشان را بر اهداف بلندمدت و دستاوردهای مالی قرار دادهاند و از فعالیتهای بیهدف اما لذتبخش غافل میشوند. بیکاری و انجام فعالیتهای بیهدف بخشی از زندگی ما هستند و برای سلامت روان ما ضرورت دارند.
از تله بهرهوری خارج شوید، اهدافتان را برای مدتی کنار بگذارید و از زمان حال لذت ببرید. این کار را وقت تلف کردن ندانید و اجازه ندهید فعالیتهای لذتبخش در شما احساس عذاب وجدان ایجاد کند.
جان گری میگوید: در عصر جدید افراد بهشدت با بیکاری بیگانهاند. همه فکر میکنند باید کارهایی را انجام بدهند که یک خروجی قابل مشاهده داشته باشد. در چنین دنیایی، چطور میتوان لذت برد؟
چند ایده کاربردی برای این که بیشتر از زندگیتان لذت ببرید:
- از کار فاصله بگیرید و مدت زمان مشخصی را بیکار باشید.
- بدون هیچ دلیلی، ۳۰ ثانیه بخندید و احساستان را بهتر کنید.
- زیر باران قدم بزنید و موزیک مورد علاقهتان را گوش دهید.
- تمرینات ذهنآگاهی را انجام بدهید.
- به یک دوست قدیمی سر بزنید.
۲_ لیست نکردن کارها: اولویتهایتان را بشناسید
یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان عدم تهیه لیست کارها است. اگر فراموشکار هستید یا اینکه بازدهی پایینی دارید، باید وظایف روزانهتان را لیست کنید و دائما این لیست را بهروز کنید.
در کتاب اولویت دادن به اولویتها این موضوع بهصورت کامل مورد بررسی قرار گرفته است. همچنین، با استفاده از راهکارهای زیر میتوانید یک فهرست وظایف تهیه کنید و به کارهای مهم بپردازید.
با استفاده از ایدههای زیر تاثیر لیست کارهایتان را چند برابر کنید:
- لیست کارهای روزانهتان را بنویسید.
- اهداف و پروژههای بزرگ را به گامهای کوچک تبدیل کنید.
- وظایف و فعالیتهایتان را اولویتبندی کنید.
- یک برنامه اقدام مشخص کنید و به سمت اهدافتان حرکت کنید.
۳_ پرکاری اشتباه است: راز کار هوشمندانه
بهجای اینکه تلاش کنید همه کارها را همین امروز انجام دهید، بهتر است بر پیشرفتهای اندک و مداوم متمرکز شوید. راز موفقیت این است که اهداف بزرگ را به عادتهای کوچک تبدیل کنید. زمان شما را به همه اهدافتان میرساند.
لطفا به این سوال پاسخ دهید:
کدام هدفتان را باید به چند هدف کوچک تبدیل کنید؟
۴_ مهمترین کار را نمیشناسید: یکی از اشتباهات رایج مدیریت زمان
همانطور که زمان غیر قابل توقف است، جلوی افزایش وظایف را هم نمیتوان گرفت. (ادوارد تی. هال)
زمانیکه تحتفشار باشید، نمیتوانید مهمترین کار را پیدا کنید و روی آن متمرکز شوید. اگر کارهایتان را اولویتبندی کنید و بر مهمترین کار امروز متمرکز شوید، احساس عقب ماندن نخواهید داشت.
تکنیک وارن بافت: ۲۵ مورد از بزرگترین خواستهها و اهدافتان را لیست کنید، آنها را اولویتبندی کنید، ۲۰ مورد کماهمیت را دور بریزید و انرژی و منابعتان را به ۵ هدف اصلی زندگیتان اختصاص دهید.
۵_ هدف ندارید: تخریب منبع انگیزه و اراده
هدفگذاری به زندگیتان جهت میدهد و سطح انگیزهتان را بالا میبرد. اگر هدف نداشته باشید، مدیریت زمان بیمعناست. اجازه بدهید یک مثال عملی بزنم تا این موضوع شفافتر شود. فرض کنید میخواهید در سال آینده در دو ماراتن شرکت کنید.
حالا بیایید به روش SMART هدفگذاری کنیم. این هدف باید خصوصیات زیر را دارا باشد:
- مشخص باشد: من میخواهم در دو ماراتن شرکت کنم.
- قابل اندازهگیری باشد: باید دو ماراتن را در x ساعت به پایان برسانم.
- قابل دستیابی باشد: میتوانم سطح آمادگی لازم را کسب کنم.
- مرتبط باشد: سلامتی و تفریح برای من ارزش هستند و شرکت در دو ماراتن با اهداف من همخوانی دارد.
- زماندار باشد: من کمتر از یک سال برای دستیابی به این هدف فرصت دارم.
پیشنهاد: با مطالعه کتاب بهترین سال زندگی تو اثر دارن هاردی میتوانید هدفگذاری کنید و به اهدافتان نزدیک شوید.
۶_ کارها را به تعویق میاندازید: قدرت احساسات منفی
فرض کنید لازم است برای ارائه در دانشگاه یک فایل پاورپوینت شامل ۲۰ اسلاید آماده کنید. از خواب بیدار شدهاید و به این فکر میکنید که فایل پاورپوینت را باز کنید اما احساس منفی به سراغتان میآید و تصمیم میگیرید که اول تلگرامتان را چک کنید.
در حقیقت شما اهمالکاری کردهاید و کارتان را به تعویق انداختهاید. این یک مشکل متداول و رایج است که سطح بازدهیتان را پایین میآورد و خوبحالیها را کاهش میدهد.
راهکار: اگر کارها را زیاد به تعویق میاندازید، خودتان را مجبور کنید که فقط ۱۰ دقیقه کار کنید. ۱۰ دقیقه آنقدر زیاد نیست که در مقابل آن مقاومت کنید، اما اگر ۱۰ دقیقه یک کار را انجام دهید، مقاومت مغز به کمترین میزان ممکن میرسد.
۷_ چندوظیفهای هستید: دشمن مغز و عملکرد
اگر چند کار را بهصورت همزمان جلو ببرید، زمان بیشتری را تلف خواهید کرد. چند وظیفگی یا مالتی تسکینگ کیفیت کارتان را کاهش میدهد و سطح تمرکزتان را پایین میآورد.
فرض کنید در حال تکمیل تکالیف مدرسه هستید و همزمان شبکههای اجتماعی را چک میکنید. با این کار هم تکالیف را با کیفیت پایینتر تکمیل میکنید و هم از چرخیدن در شبکههای اجتماعی لذت نخواهید برد.
- بیشتر بخوانید: برای موفقیت باید چیکار کرد؟
- بیشتر بخوانید: فرمول موفقیت
- بیشتر بخوانید: انواع موفقیت
- بیشتر بخوانید: برنامه ریزی معکوس چیست؟
۸_ حواسپرتیها را حذف نمیکنید: اقتصاد توجه!
دنیای شما از چیزهایی تشکیل شده است که به آنها توجه میکنید و از سمت دیگر، سیستمهای امروزی همگی بهدنبال جلبتوجه شما هستند. توجه بسیار محدود و ارزشمند است و شرکتها، سازمانها و افراد در تلاش هستند این منبع کمیاب را به محصولات و خدماتشان جلب کنند.
اگر میخواهید به موفقیت برسید، باید توجهتان را از روی حاشیهها بردارید و بر اهداف و خواستههایتان متمرکز شوید.
لطفا به ۲ سوال زیر پاسخ دهید:
- مهمترین اهداف و ارزشهای شما چیست؟
- توجه شما صرف چه چیزهایی میشود؟
۹_ استراحتهای کوتاه ندارید: مغزتان را شارژ کنید
بسیاری از افراد فکر میکنند که کار بدون وقفه نشانه بهرهوری است اما باید بدانید که این یکی از بزرگترین اشتباهات رایج در مدیریت زمان است. باید با استراحتهای کوتاه و منظم به مغزتان فرصت بازسازی، تجدید قوا و تمرکز بدهید.
مثال: دانشآموزی که با تکنیک پومودورو مطالعه میکند و استراحتهای ۵ دقیقهای دارد، نسبت به دانشآموزی که بدون وقفه درس میخواند، بهرهوری بالاتری دارد. استراحت کردن میتواند شامل یک مدیتیشن ۵ دقیقهای، دوش گرفتن، نوشیدن چای، چرت کوتاه، یک خنده ۳۰ ثانیهای یا هر چیز دیگری باشد.
۱۰_ تعهدهای اضافی را نپذیرید: یک قدم تا فرسودگی!
زمانیکه انگیزه بالایی دارید، مغزتان تمایل دارد به همه کارها بله بگوید. اگر در این تله افتاده باشید، احساس خستگی، افت کیفیت، بدحالی و فرسودگی را تجربه خواهید کرد. بهتر است خودآگاهیتان را افزایش دهید، توانمندیهایتان را بشناسید و پذیرای اقدامهای موثر و سازنده باشید.
مدیری را در نظر بگیرید که درگیر کمالگرایی است یا انگیزه بالایی دارد. این مدیر ممکن است:
- همه کارها را خودش انجام بدهد و تنش زیادی را تجربه کند.
- به کارکنان این را القا کند که تلاشهایشان بیفایده است.
- سطح انگیزه و خلاقیت کارکنان را محدود و تخریب کند.
- سطح بدحالیهای خودش و کارکنان را افزایش دهد.
۱۱_ شروع با نگرش منفی: برجستهترین مانع موفقیت
نگرش منفی روی عملکرد شما تاثیر مستقیم دارد. اجازه بدهید ابتدا با تعریف نگرش آشنا شویم:
نگرش یک حالت ذهنی متشکل از باورها، احساسات، تمایلات و افکار است که شما نسبت به آینده یا چیزها دارید.
نگرش یک عامل کلیدی در پیشبینی رفتار شما و فعالیت مغزتان است (در مقاله نگرش چیست به طور کامل در ارتباط با نگرش بحث کردهایم). اگر نسبت به یک فعالیت خاص نگرش منفی داشته باشید، مغزتان احساس خطر میکند و در تلاش است از این موضوع فاصله بگیرد. اجازه بدهید چند مثال بزنم تا این موضوع شفافتر شود.
فرض کنید میخواهید یک محصول منحصربهفرد را تبلیغ کنید و به فروش برسانید. حالا با دو سناریو زیر مواجه هستید.
اگر نگرشتان نسبت به فروش محصول منفی باشد:
- ذهنتان اصلا به خودش زحمت نمیدهد که مسائل پیش رو را حل کند.
- با مشاهده اولین مانع، انگیزهتان از بین میرود و ناامید میشوید.
- دائما استرس دارید و کوچکترین مسائل ممکن است شما را مضطرب کند.
- از تمام پتانسیلتان استفاده نمیکنید و مشتریانتان را از دست میدهید.
- مغزتان نسبت به فرصتهای جدید بیتوجه است و آنها را نادیده میگیرد.
اگر نگرشتان نسبت به فروش محصول مثبت باشد:
- سطح انرژی و انگیزهتان افزایش مییابد و برطرف کردن موانع به شما احساس قدرت میدهد.
- زمانیکه با یک مشکل مواجه میشوید، ذهنیت مثبت به شما راهکارهای موثر ارائه میدهد.
- در صورت مواجهه با موانع، سطح خلاقیتتان افزایش مییابد.
- مطمئن هستید که به موفقیت خواهید رسید و بهدنبال آن، برنامههای بلندمدت دارید.
- بیشتر بخوانید: راز موفقیت در درس خواندن
- بیشتر بخوانید: سبک زندگی چیست؟
- بیشتر بخوانید: سرمایه در گردش چیست؟
۱۲_ خودکنترلی ندارید: نابودگر زمان
مهارت خود کنترلی بهویژه برای فریلنسرها ضروری است. بهصورت کلی، اگر بتوانید رفتارهای تکانشی را به حداقل برسانید، افکار مزاحم را کنار بگذارید و بدحالیها را کاهش دهید، این امکان را خواهید داشت که روی اهدافتان متمرکز شوید. منظور از خود کنترلی دقیقا همین است.
مغز ما تمایل دارد سراغ فعالیتهای لذتبخش برود. یعنی دائما وسوسه میشوید که کارهای مفید اما نهچندان جذاب را کنار بگذارید و سراغ فعالیتهای غیرمفید اما لذتبخش بروید. این وسوسهها و تمایلات در زمان خستگی، خوابآلودگی، استرس، اضطراب، خشم و افسردگی به شدت افزایش مییابد.
اگر میخواهید به بالاترین سطح بهرهوری دست پیدا کنید، باید مهارت خود کنترلی را در خود پرورش دهید و از زمانیکه در اختیار دارید، به بهترین شکل ممکن استفاده کنید.
کلام آخر
به عملکردتان نگاه کنید و ببینید که کدامیک از اشتباهات رایج در مدیریت زمان برای شما پررنگتر است. با مدیریت این اشتباهات، رشد قابلتوجهی را تجربه خواهید کرد. از اینکه تا انتهای این مطلب آموزشی با ما همراه بودید از شما متشکریم. امیدواریم مقاله “اشتباهات مدیریت زمان” مورد توجه شما قرار گرفته باشد.
منابع:
- اشتباهات رایج در مدیریت زمان (۱۲ مورد)
- راهکارهایی برای مدیریت زمان در دورکاری
- برنامه ریزی معکوس چیست؟
- مدیریت زمان چیست؟ راهنمای جامع
- آشنایی با مهمترین اصول مدیریت زمان
- مهمترین مزایای مدیریت زمان (۱۰ مورد)
- بررسی فواید برنامه ریزی
- اهمیت مدیریت زمان (۲۰ مورد)
- مدیریت زمان در محیط کار (۱۵ تکنیک)
- اهمیت برنامه ریزی چیست؟ (زندگی، تحصیل و شغل)
- بهترین اپلیکیشن برنامه ریزی فارسی (شخصی، تحصیلی و شغلی)
- چرا برنامه ریزی زنان خانه دار مهم است؟
- آشنایی با برنامه ریزی روزانه برای کودکان در همه سنین
- همه چیز درباره برنامه ریزی روزانه برای نوجوانان
- برنامه ریزی افراد موفق چگونه است؟
