با اهمیت مدیریت زمان کسب و کار آشنا هستید؟ زمان یعنی پول و این همان چیزی است که افراد مولد و سازنده به ارزش آن پی برده‌اند. افراد سازنده و فعال می‌گویند کاش هر روزشان بیشتر از ۲۴ ساعت بود. این افراد دائما در حال پیگیری اهداف‌شان هستند، با اعضای خانواده‌شان وقت می‌گذرانند، پروژه‌هایشان را به‌موقع تکمیل می‌کنند و همواره در حال مهارت‌اندوزی هستند. اگر راز موفقیت این افراد را مهارت مدیریت زمان بدانیم، اغراق نکرده‌ایم.
شما خودتان را فعال و سازنده می‌دانید؟ یا اینکه زمان‌تان را بی‌دلیل هدر می‌دهید؟ در ادامه این مطلب آموزشی به‌طور مفصل به اهمیت مدیریت زمان پرداخته‌ایم. لطفا با پتانسیل همراه باشید.
آموزش مدیریت زمان کسب و کار و سازمان
خب، اجازه بدهید یکی‌یکی تکنیک های مدیریت زمان کسب و کار را با هم مرور کنیم.
۱- قانون دو دقیقه‌ای (Two-Minute Rule)
این قانون نخستین‌بار توسط David Allen، نویسنده کتاب «Getting Things Done»، مطرح شد و هدف آن کاهش تراکم وظایف جزئی و جلوگیری از تأخیر در امور روزمره است. بر اساس این رویکرد، هر فعالیتی که اجرای آن کمتر از دو دقیقه زمان می‌برد، باید بلافاصله انجام شود، حتی اگر خارج از برنامه کاری مشخص شده باشد.
کاربرد این تکنیک در محیط‌های سازمانی دو وجه اساسی دارد:
کاهش اصطکاک در جریان کار: وظایف کوتاه و ساده اغلب در لیست کارها باقی می‌مانند و با گذشت زمان، در قالب «کارهای معوق» تبدیل به بار ذهنی و عملیاتی می‌شوند. اجرای آنی این وظایف، کاهش چشمگیری در حجم این بار ایجاد می‌کند. بهبود سرعت پاسخ‌گویی سازمان: در تعاملات داخلی یا ارتباط با مشتریان، انجام سریع درخواست‌های کوچک، تصویر سازمان را به‌عنوان نهادی چابک و منظم تقویت می‌کند.
مثال کاربردی: در واحد خدمات مشتری یک شرکت فناوری، درخواست کاربر برای ارسال مجدد لینک فعال‌سازی حساب، کمتر از یک دقیقه طول می‌کشد. انجام فوری این کار نه‌تنها رضایت مشتری را افزایش می‌دهد، بلکه موجب کاهش تعداد موارد باز در سامانه پشتیبانی می‌شود و تیم می‌تواند زمان بیشتری را صرف حل مسائل پیچیده‌تر کند. این روش به‌ویژه در محیط‌های پرتعامل یا تیم‌هایی با حجم بالای ارتباطات الکترونیکی (ایمیل، پیام داخلی، سامانه CRM) اثربخشی بالایی دارد.
۲ – بلوکبندی زمان (Time Blocking)
بلوکبندی زمان روشی نظام‌مند در برنامهریزی روزانه و هفتگی است که نخستین‌بار در ادبیات مدیریتی توسط Cal Newport، نویسنده کتاب «Deep Work»، به‌صورت گسترده معرفی شد. در این رویکرد، بازه‌های زمانی مشخصی به فعالیت‌های معین اختصاص داده می‌شود و هر وظیفه تنها در زمان مقرر خود اجرا می‌گردد. ویژگی کلیدی این روش، جلوگیری از پراکندگی تمرکز و کاهش جابه‌جایی‌های مکرر بین وظایف (Context Switching) است؛ عاملی که طبق مطالعات، می‌تواند تا ۴۰٪ از بهره‌وری کارکنان را کاهش دهد.
کاربردهای اصلی در سازمان:
- تمرکز عمیق بر فعالیت‌های کلیدی: تقسیم روز به بخش‌های موضوعی (مانند «تحلیل داده»، «جلسات داخلی»، «مکاتبات رسمی») به کارکنان امکان می‌دهد هر بخش را بدون حواس‌پرتی تکمیل کنند.
- هماهنگی بهتر میان واحدها: زمانی که تیم‌های مختلف برنامه‌های بلوک‌بندی‌شده خود را به اشتراک می‌گذارند، امکان برنامهریزی مشترک و کاهش تداخل وظایف فراهم می‌شود.
مثال کاربردی: در یک سازمان مالی، واحد حسابداری از ساعت ۹ تا ۱۱ صبح صرفاً بر پردازش اسناد و گزارش‌های مالی تمرکز می‌کند و از پذیرش جلسات یا تماس‌های غیرضروری در این بازه خودداری می‌نماید. پس از آن، ساعت ۱۱ تا ۱۲ برای پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها و مکاتبات داخلی اختصاص یافته است. این تقسیم‌بندی منجر به افزایش دقت در محاسبات و کاهش خطاهای انسانی می‌شود.
این تکنیک در محیط‌هایی که اولویت‌های متعدد و همزمان وجود دارد، به‌عنوان ابزاری برای جلوگیری از فرسایش بهره‌وری شناخته می‌شود.
۳ – روش پومودورو (Pomodoro Technique)
روش پومودورو، که در اواخر دهه ۱۹۸۰ توسط Francesco Cirillo معرفی شد، بر پایه تقسیم زمان کار به دوره‌های کوتاه و پرتمرکز بنا شده است. هر «پومودورو» معمولاً شامل ۲۵ دقیقه تمرکز کامل بر یک فعالیت مشخص و سپس یک وقفه کوتاه ۵ دقیقه‌ای برای استراحت ذهنی و جسمی است. پس از چهار پومودورو، یک وقفه طولانی‌تر (۱۵ تا ۳۰ دقیقه) انجام می‌شود.
مطالعات دانشگاهی، از جمله پژوهش‌های انجام‌شده در حوزه روانشناسی شناختی، نشان داده‌اند که بازه‌های تمرکز کوتاه، توانایی حفظ توجه و جلوگیری از خستگی ذهنی را افزایش می‌دهند.
کاربردهای کلیدی در محیط سازمانی به عنوان تکنیک مدیریت زمان کسب و کار:
- افزایش بهره‌وری در فعالیت‌های پیچیده: کارمندان می‌توانند پروژه‌های سنگین را به بخش‌های قابل مدیریت تقسیم کنند و در هر بخش حداکثر تمرکز را داشته باشند.
- کاهش سوخت ذهنی (Mental Burnout): دوره‌های استراحت منظم مانع تجمع فشار عصبی ناشی از کار مستمر می‌شوند.
مثال کاربردی: در یک شرکت نرم‌افزاری، تیم توسعه کد، مشکلات پیچیده برنامه را در قالب پومودورو حل می‌کند. هر بخش کدنویسی ۲۵ دقیقه طول می‌کشد، سپس اعضا ۵ دقیقه برای کشش عضلات یا نوشیدن آب وقت دارند. این رویکرد موجب می‌شود کیفیت کد افزایش یابد و بروز خطا کاهش پیدا کند. روش پومودورو به‌ویژه در حوزه‌هایی که نیاز به تمرکز طولانی دارند، مانند تحلیل داده، طراحی محصول یا تدوین گزارش‌های دقیق، اثربخشی بالایی دارد.
۴ – ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix)
این تکنیک از رویکرد تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی Dwight D. Eisenhower، رئیس‌جمهور و ژنرال ارتش آمریکا الهام گرفته است. ایده اصلی: همه کارها مهم نیستند و همه کارهای مهم هم فوری نیستند؛ کلید کار این است که بین این دو معیار تمایز قائل شویم.
ماتریس آیزنهاور فعالیت‌ها را در چهار بخش تقسیم می‌کند:
- مهم و فوری – باید همین حالا انجام شود.
- مهم ولی غیر فوری – باید برنامهریزی شود.
- غیر مهم ولی فوری – باید واگذار شود.
- غیر مهم و غیر فوری – باید حذف یا نادیده گرفته شود.
کاربرد سازمانی:
- جلوگیری از هدر رفت وقت روی امور اضطراری ظاهری که اثر اصلی روی اهداف ندارد.
- کمک به مدیران در تخصیص منابع و نیرو به پروژه‌های با ارزش واقعی.
- شفاف‌سازی اولویت‌ها در بین تیم‌های پرترافیک کاری.
مثال: در واحد فناوری اطلاعات سازمان، یک مشکل امنیتی جدی در وب‌سایت مشتری شناسایی می‌شود (مهم و فوری) که باید فوراً رسیدگی شود. در همان روز یک گزارش به‌روزرسانی نرم‌افزار داخلی نیز آماده می‌شود (مهم ولی غیر فوری) که برای آخر هفته برنامهریزی می‌گردد. یک تماس رسانه‌ای کم‌اهمیت ولی با ضرب‌الاجل کوتاه، به روابط عمومی واگذار می‌شود (غیر مهم، فوری). این روش برای مدیریت بحران‌ها و پروژه‌ها در سازمان‌های چندوظیفه‌ای عالی عمل می‌کند.
۵ – اصل پارِتو (Pareto Principle / 80-20 Rule)
این اصل، که ویلفردو پارتو اقتصاددان ایتالیایی در اوایل قرن بیستم مطرح کرد، بیان می‌کند که معمولاً ۸۰٪ نتایج از ۲۰٪ تلاش‌ها یا منابع حاصل می‌شود. در مدیریت زمان کسب و کار، کاربرد آن به معنی تمرکز بر وظایفی است که بیشترین ارزش و بازده را ایجاد می‌کنند.
کاربرد سازمانی:
- اولویت‌بندی هوشمندانه: شناسایی فعالیت‌های کلیدی که بیشترین تاثیر را بر اهداف سازمانی دارند.
- کاهش اتلاف منابع: حذف یا کاهش فعالیت‌هایی که اثر کمی بر نتیجه نهایی دارند.
- بهبود خروجی تیم‌ها: تمرکز نیروها و زمان بر کارهای «پرمحصول» به جای پراکندگی انرژی.
مثال: در بخش فروش یک شرکت SaaS، تحلیل داده‌ها نشان می‌دهد که ۸۰٪ درآمد از ۲۰٪ مشتریان کلیدی حاصل می‌شود. بنابراین، تیم فروش زمان بیشتری را صرف نگهداری و توسعه روابط با این مشتریان می‌کند و تماس‌های کم‌بازده را به گروه دوم یا سیستم اتوماسیون واگذار می‌نماید. این تکنیک به‌خصوص زمانی مفید است که منابع محدودند و باید با انتخاب‌های دقیق، بیشترین بازده به‌دست آید.
۶ – قانون پارکینسون (Parkinson’s Law)
فرمول ساده ولی جالب این قانون که نخستین‌بار Cyril Northcote Parkinson در دهه ۱۹۵۰ مطرح کرد، می‌گوید:
«کار تا زمانی که برایش تعیین شده طول می‌کشد، حتی اگر بتوان آن را سریع‌تر انجام داد.»
یعنی اگر برای یک وظیفه یک هفته زمان بگذاریم، معمولاً همان‌قدر طول می‌کشد، حتی اگر واقعیّت این باشد که می‌توان آن را در دو روز تمام کرد.
کاربرد سازمانی:
- تعیین مهلت‌های کوتاه‌تر و چابک: با محدود کردن زمان موجود، افراد مجبور می‌شوند سریع‌تر تصمیم‌گیری کنند و از اتلاف وقت پرهیز کنند.
- افزایش تمرکز در پروژه‌ها: وقتی زمان محدود باشد، تمایل به حذف جزئیات غیرضروری بیشتر می‌شود.
- کاهش حجم جلسات بی‌پایان: تعیین تایم‌باکس برای جلسات (مثل ۳۰ دقیقه) باعث می‌شود بحث‌ها متمرکز باقی بمانند.
مثال: در تیم بازاریابی یک سازمان، برای ایده‌پردازی کمپین دیجیتال فقط ۴ روز زمان در نظر گرفته می‌شود (به جای دو هفته). این فشار مثبت باعث می‌شود اعضا سریع به ایده‌های عملی برسند، از بحث‌های بی‌پایان دوری کنند و خروجی زودتر آماده تحویل شود. این روش به‌ویژه در پروژه‌هایی که عادت دارند «کش بیایند» مثل توسعه محصول یا تولید محتوا، تاثیر سریع دارد.
استراتژی‌های مدیریت زمان
ابزارها و استراتژی‌های مدیریت زمان کسب و کار به افراد کمک می‌کنند از زمانی‌که در اختیار دارند به بهترین شکل استفاده کنند و به اهداف‌شان دست پیدا کنند. در ادامه با پرکاربردترین روش‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت زمان آشنا خواهید شد.
روش‌های مدیریت زمان
در این بخش انواع تکنیک‌های مدیریت زمان کسب و کار را معرفی کرده‌ایم و باید بسته به نیاز خود مناسب‌ترین روش را انتخاب کنید. این روش‌ها شامل موارد زیر است:
- ماتریکس آیزنهاور: به کمک ماتریکس آیزنهاور باید کارهایتان را براساس ضرورت و اهمیت دسته‌بندی کنید. این ماتریکس کارهایی که اهمیت بالایی دارند اما فوری و ضروری نیستند را به شما نشان خواهد داد و باید بخش قابل‌توجهی از زمان‌تان را به این کارها اختصاص دهید.
- روش پومودورو: این روش مدیریت زمان می‌گوید که باید ۲۵ دقیقه کار کنید و سپس به مدت ۵ دقیقه استراحت کنید. برای پیاده‌سازی این تکنیک به یک تایمر نیاز دارید و این روش بازدهی و تمرکزتان را افزایش می‌دهد.
- روش GTD: جی‌تی‌دی یک سیستم جامع و سنگین مدیریت وظایف، سازمان‌دهی کردن فعالیت‌ها و وسایل، تخلیه ذهن و عمل‌گرایی است. این استراتژی مدیریت زمان مناسب افراد پرمشغله و سازمان‌ها است.
- قورباغه‌ات را قورت بده: این تکنیک می‌گوید که سخت‌ترین کار را باید همان اول صبح انجام دهید. با این کار سطح انگیزه و احساسات مثبت‌تان افزایش می‌یابد.
- تکنیک Timeboxing: زمان‌تان را تقسیم‌بندی کنید و آن را به کارهای مهم اختصاص دهید. مثلا ۱ ساعت را به مدیریت شبکه‌های اجتماعی و ۱ ساعت را به مطالعه کردن اختصاص دهید.
- دفتر بهره‌وری: با ثبت کردن اهداف، فعالیت‌های روزانه و میزان پیشرفت‌تان، می‌توانید توجه‌تان را مدیریت کنید و عملگرایی‌تان را افزایش دهید.
- قانون ۱۰ دقیقه: این قانون می‌گوید که اگر کاری کمتر از ۱۰ دقیقه زمان می‌برد، فورا آن را انجام دهید. به این ترتیب، دیگر نگران کارهای کوچک انباشه شده نخواهید بود.
- قانون Pareto: این قانون می‌گوید که ۸۰ درصد از نتایج حاصل ۲۰ درصد از تلاش‌های ما هستند. باید بر روی مهم‌ترین اقدام‌ها متمرکز شوید، آنها را پیدا کنید و کارهایی که نتیجه خاصی به همراه ندارند را رها کنید.
نرم افزارهای مدیریت زمان
در حال حاضر اپلیکیشن‌های متعددی برای مدیریت زمان کسب و کار ارائه شده‌اند و می‌توانید با توجه به نیازتان مناسب‌ترین نرم‌افزار را انتخاب کنید. برجسته‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت زمان، شامل موارد زیر است:
- تقویم گوگل: تقویم گوگل قابلیت‌هایی مثل ایجاد رویداد، تنظیم یادآور، به اشتراک‌گذاری تقویم و… را ارائه کرده است. این تقویم با دیگر ابزارهای گوگل سازگار است و همه این قابلیت‌ها، تقویم گوگل را به یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریت زمان تبدیل کرده است.
- اپلیکیشن Notion: نوشن را باید یک جعبه‌ابزار همه‌کاره بدانیم. این اپلیکیشن امکان یادداشت برداری، مدیریت پروژه، تقویم، سفارشی‌سازی صفحات و کار تیمی را فراهم کرده است.
- کوالیتی تایم: به کمک این اپلیکیشن می‌توانید میزان استفاده از تلفن همراه‌تان را مشاهده کنید و عادت‌های دیجیتالی بهتری بسازید. کوالیتی تایم به شما کمک می‌کند میزان استفاده از تلفن همراه را محدود کنید و زمان بیشتری را به خانواده و کارهای شخصی‌تان اختصاص دهید.
- ترلو: ترلو یک ابزار قدرتمند مدیریت پروژه است که امکان نظارت بر کارهای تیمی را فراهم کرده است. بسته به نیاز خود، می‌توانید از افزونه‌های مختلف استفاده کنید و پروژه‌هایتان را به‌صورت پیشرفته و منعطف مدیریت کنید.
- To-Do List: در اپلیکیشن To-Do list یا نسخه تحت‌وب آن می‌توانید وظایف‌تان را دسته‌بندی کنید، اولویت‌هایتان را بشناسید، زمان‌تان را مدیریت کنید و بازدهی‌تان را افزایش دهید.
- بیشتر بخوانید: بهترین اپلیکیشن برنامه ریزی فارسی
- بیشتر بخوانید:برنامه ریزی روزانه برای نوجوانان
روش‌های کاهش حواس‌پرتی
برای اینکه زمان‌تان را به شکل موثر مدیریت کنید، باید عوامل حواس‌پرتی را به حداقل برسانید. چند ایده برای کاهش حواس‌پرتی:
- خواب کافی: برای افزایش تمرکز و کاهش حواس‌پرتی‌ها باید به اندازه کافی بخوابید. بی‌خوابی عملکرد ذهن‌تان را کاهش می‌دهد، توانایی تمرکز را تحت‌تاثیر قرار داده و سبب کاهش بازدهی می‌شود.
- نوشتن افکار مزاحم: یادداشت کردن افکار مزاحم از قدرتمندترین تکنیک‌های کاهش حواس‌پرتی است. با این کار ذهن‌تان از موضوعات منفی فاصله می‌گیرد و روی لحظه حال متمرکز می‌شود.
- کاهش صداهای اضافی: صداهای محیطی و حتی موسیقی می‌تواند تمرکزتان را تحت‌تاثیر قرار دهد و حواس‌تان را پرت کند.
- مدیریت اضطراب: اضطراب و استرس عملکرد ذهن را مختل می‌کند و توجه و تمرکز را کاهش می‌دهد. با استفاده از تکنیک‌های تخریب اضطراب و مدیریت استرس می‌توانید از زمان‌تان به شکل مطلوب‌تر استفاده کنید و بازدهی‌تان را افزایش دهید.
- دور کردن تلفن همراه: برای تجربه بالاترین سطح تمرکز و بازدهی لازم است تلفن همراه را از خودتان دور کنید. حتی اگر گوشی موبایل‌تان خاموش باشد، اگر آن را نزدیک خودتان گذاشته باشید، توجه‌تان را به خود جلب کرده و حواس‌تان را درگیر می‌کند.
- تمرینات ذهن‌آگاهی: ذهن‌آگاه بودن شما را در زمان حال نگه می‌دارد، افکار مزاحم را از شما دور می‌کند و تمرکزتان را افزایش می‌دهد.
- ابزارهای مسدود کننده: دسترسی به برنامه‌ها و وب‌سایت‌های غیرضروری و مزاحم را به حداقل برسانید و توجه‌تان را به اهداف و فعالیت‌های مهم اختصاص دهید.
چرا وقت‌مان را تلف میکنیم؟
یک مطالعه علمی در بریتانیا نشان داد که مردم تقریبا در ۲ ساعت از روز هیچ کاری نمی‌کنند. یعنی افراد تقریبا ۱ ماه از سال‌شان را تلف می‌کنند. (مطالعه علمی)
این مطالعه نشان داد که ۵۶ درصد از شرکت‌کنندگان با اهمیت مدیریت زمان آشنا هستند، اما مسائل خانوادگی و شغلی به آنها این اجازه را نمی‌دهد که زمان‌شان را مدیریت کنند.
قبل از هرگونه اقدام، باید بدانید که چرا زمان‌تان را هدر می‌دهید. اصلی‌ترین دلایل اتلاف وقت شامل موارد زیر است:
- عدم شفافیت: یعنی اهداف مشخص و قابل اندازه‌گیری یا برنامه قابل اجرا نداشته باشید.
- بی‌انگیزه بودن: اهمیت مدیریت زمان کسب و کار را نمی‌دانید و هدف خاصی ندارید.
- بی‌توجهی به عادات مثبت: یعنی مهارت ساخت عادت را بلد نیستید، روتین‌های مشخص و کمک کننده ندارید و به رفتارهای منفی عادت کرده‌اید.
- عدم وجود انضباط: نمی‌توانید در مقابل وسوسه‌ها مقاومت کنید و حواس‌پرتی‌ها را حذف نکرده‌اید.
- فقدان مهارت: دانش و توانایی کافی برای انجام وظایف فعلی‌تان ندارید.
- بازخورد نگرفتن: پیشرفت‌تان را اندازه‌گیری نمی‌کنید، به بررسی نتایج نمی‌پردازید و هیچ فرد با تجربه‌ای در کنارتان نیست که شما را راهنمایی کند.
حالا بهتر است با خودتان جلسه بگذارید و عوامل بالا را مورد بررسی قرار دهید. باید ببینید که کدام یک از دلایل اتلاف وقت در شما پررنگ‌تر است و اجازه نمی‌دهد زمان‌تان را مدیریت کنید.
مدیریت زمان چیست؟
مهارت مدیریت زمان را باید مجموعه استراتژی‌هایی بدانیم که به افراد کمک می‌کند متمرکزتر باشند و زمانی که در اختیار دارند را بین کارهای مختلف تقسیم کنند. برای دست‌یابی به حداکثر بهره‌وری، عملکرد و نتیجه در سطوح روزانه، هفتگی و بلندمدت، ابزار برنامهریزی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
علل اهمیت مدیریت زمان متعدد و فراوان‌اند. مهارت مدیریت زمان می‌تواند:
- قدرت تصمیم‌گیری‌تان را افزایش دهد.
- کارهایتان را اولویت‌بندی کند.
- زمان‌تان را تقسیم‌بندی کند.
- انرژی‌تان را به شکل بهینه مدیریت کند.
- بهره‌وری و عملکردتان را بهبود دهد.
- رضایت شغلی‌تان را افزایش دهد.
- فضایی برای تفریح، سرگرمی و لذت ایجاد کند.
- سلامت جسمی و ذهنی‌تان را افزایش دهد.
در طول این مطلب آموزشی، به‌صورت کامل به اهمیت مدیریت زمان در زندگی فردی و شغلی پرداخته‌ایم. راستی، ما یک مقاله با عنوان «مدیریت زمان چیست؟» هم داریم که می‌توانید این مقاله را برای اطلاعات بیشتر بخوانید.
اهمیت مدیریت زمان در زندگی فردی
اهمیت مدیریت زمان در زندگی فردی و غیر شغلی چیست؟ در ادامه، با ۱۰ مورد از مهم‌ترین علل آن آشنا خواهید شد.
1_ مسئولیت‌پذیری بیشتر
آمارها می‌گویند که ۷۰ درصد از افراد شاغلی که مدیریت زمان را جدی نگرفته‌اند، احساس عدم کنترل و ناتوانی را تجربه می‌کنند. مدیریت زمان احساس تسلط و مسئولیت‌پذیری‌تان را افزایش می‌دهد و نظم و انضباط را در شما تقویت می‌کند.
2_ سطح انگیزه بالاتر
وقتی برای کارهایتان برنامه مشخص دارید و پیشرفت‌تان را اندازه‌گیری می‌کنید، احساس قدرت و تسلط بیشتری خواهید داشت. این احساس مثبت سطح اعتمادبه‌نفس و انگیزه‌تان را افزایش می‌دهد.
این مطالعه علمی نشان می‌دهد که مدیریت زمان بین اعضای تیم یک رقابت سالم ایجاد می‌کند و از این طریق، انگیزه کارکنان سازمان افزایش می‌یابد.
مثال: دانش‌آموزی را در نظر بگیرید که برای امتحاناتش برنامهریزی می‌کند. با مشخص و مکتوب کردن فعالیت‌ها و تخصیص زمان، این دانش‌آموز سطح آرامش و انگیزه بیشتری را تجربه خواهد کرد.
3_ تمرکز بر دایره کنترل
دایره کنترل شامل تمام چیزهای تحت اختیار ماست. ما به‌طور مستقیم روی این عوامل و شرایط تاثیر داریم و می‌توانیم تغییرات مطلوب ایجاد کنیم. دایره نگرانی شامل چیزهایی است که در دایره کنترل ما نیستند و فقط توجه، انرژی و منابع ما را هدر می‌دهند.
مثال: دایره کنترل یک دانش‌آموز شامل مطالعه کردن، تمرین کردن، منظم بودن و… است. دایره نگرانی شامل نمرات دیگر دانش‌آموزان یا سوالات امتحانی است. تمرکز بر دایره نگرانی هیچ فایده‌ای ندارد.
مدیریت زمان یک چارچوب مشخص است که توجه و تمرکزمان را روی دایره کنترل، یعنی چیزهایی که روی آنها کنترل داریم، قرار می‌دهد.
4_ افزایش سطح انرژی
میزان انرژی شما روی همه جنبه‌های زندگی‌تان تاثیر می‌گذارد. اگر سطح انرژی مطلوبی نداشته باشید، خلاقیت‌‌تان کاهش می‌یابد، اعتمادبه‌نفس‌تان آسیب می‌بیند و حتی روابط‌تان تحت‌تاثیر قرار می‌گیرد.
تکنیک‌های برنامهریزی چطور روی میزان انرژی اثر می‌گذارند؟
- افزایش سطح انرژی: طبق مطالعات علمی، اگر به ازای هر ۲۵ دقیقه کار ۵ دقیقه استراحت کنید، سطح انرژی و بهره‌وری قابل‌توجهی را تجربه خواهید کرد.
- مدیریت پیک انرژی: مدیریت زمان و برنامهریزی می‌تواند وظایف‌تان را با پیک‌های انرژی‌تان همراه کند و بازدهی‌تان را افزایش دهد.
راستی، ما یک مقاله با عنوان «چگونه پرانرژی باشیم؟» داریم که پیشنهاد می‌دهیم آن را مطالعه کنید.
5_ اهمال‌کاری کمتر
اهمال‌کاری منجر به افزایش میزان استرس می‌شود و بازدهی‌تان را کاهش می‌دهد. با استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان، تقسیم وظایف به کارهای کوچک‌تر و مشخص کردن ضرب‌الاجل، تمایل به تنبلی و اهمال‌کاری کمتر از قبل خواهد شد.
نکته: ضرب‌الاجل به معنای در نظر گرفتن محدودیت زمانی برای انجام کارها است. مثلا ممکن است برای تکمیل گزارش‌کار فقط یک هفته فرصت در نظر گرفته باشید.
در مقاله «اهمال کاری چیست؟»، می‌توانید درباره اهمال‌کاری، اطلاعات بیشتری به‌دست آورید.
6_ بهبود کیفیت زندگی
بهبود کیفیت زندگی را زمانی تجربه خواهید کرد که سطح رضایت‌مندی و شادکامی‌تان بیشتر شود. مدیریت زمان این اجازه را می‌دهد که بر جنبه‌های مختلف زندگی‌تان متمرکز شوید و در حیطه شغلی، سبک‌زندگی، روابط اجتماعی، سلامتی جسمی و روانی، تحصیلات و… رشد کنید. این تعادل منجر به رضایت‌مندی و خوشحالی خواهد شد.
- بیشتر بخوانید: اهمیت برنامه ریزی چیست؟
- بیشتر بخوانید: چرا برنامه ریزی زنان خانه دار مهم است؟
7_ تجربه احساس مثبت
برای حرکت در مسیر موفقیت، به تجربه احساسات مثبت نیاز دارید و ابزار مدیریت زمان این احساس‌ها را به شما هدیه خواهد داد. مدیریت درست و اصولی کارها و پیش‌رفتن طبق برنامه، سطح انگیزه را افزایش می‌دهد و حس موفقیت و اعتمادبه‌نفس را در درون‌تان ایجاد می‌کند.
احساسات مثبت ناشی از مدیریت زمان، به دیگر جنبه‌های زندگی‌تان سرایت خواهد کرد.
8_ افزایش اعتمادبه‌نفس
اگر در مدیریت زمان تداوم و ثبات داشته باشید و نسبت به کارهای روزانه‌تان احساس مسئولیت کنید، موفقیت‌های زیادی را تجربه خواهید کرد. احساس مسئولیت‌پذیری به‌همراه موفقیت‌های تجربه شده، اعتمادبه‌نفس‌تان را به میزان قابل‌توجهی افزایش می‌دهد.
9_ تعادل بین کار و زندگی
مهارت مدیریت زمان متمرکز بر مسئولیت‌های شغلی و مسئولیت‌های غیر شغلی است. این مهارت به شما کمک می‌کند بین جنبه‌های مختلف زندگی‌تان تعادل ایجاد کنید. توجه داشته باشید که حتما باید بخشی از زمان‌تان را به چیزهای لذت‌بخش اختصاص دهید. با این کار سطح استرس‌تان تنظیم می‌شود و انرژی بیشتری در اختیار خواهید داشت.
10_ افزایش قدرت تمرکز
به کمک ابزار قدرتمند مدیریت زمان می‌توانید حواس‌پرتی‌ها را تشخیص دهید و آنها را از بین ببرید. در واقع باید زمان را تقسیم‌بندی کنید و آن را به کارهای مشخص و مهم اختصاص دهید. اگر زمان کار کردن تمرکز نداشته باشید، بازدهی مطلوبی را تجربه نخواهید کرد.
اگر تمرکز ندارید، اگر حواس‌پرتی‌ها را از بین نبرده‌اید و بهره‌وری بالایی ندارید، باید در مدیریت زمان‌تان بازنگری کنید.
- بیشتر بخوانید: موفقیت چیست؟
- بیشتر بخوانید: چگونه به موفقیت برسیم؟
- بیشتر بخوانید: برای موفقیت باید چیکار کرد؟
- بیشتر بخوانید: فرمول موفقیت
- بیشتر بخوانید: انواع موفقیت
اهمیت مدیریت زمان در محیط کار
اهمیت مدیریت زمان کسب و کار چیست؟ در ادامه، با ۱۰ مورد از مهم‌ترین علل آن آشنا خواهید شد.
11_ فرصت‌های شغلی
مدیریت زمان کسب و کار شما را نسبت به دیگر کارکنان برجسته و متمایز خواهد کرد. این ابزار قدرتمند به شما و مدیرتان این اطمینان را می‌دهد که فعالیت‌ها و پروژه‌تان را در زمان مشخص یا حتی زودتر تکمیل کنید.
شرکت‌ها همیشه به‌دنبال استخدام یا ارتقا دادن افراد شایسته، دارای صلاحیت و ماهر هستند. در بلندمدت، ابزار مدیریت زمان فرصت‌هایی را به شما نشان می‌دهد که دیگر افراد به آن دسترسی ندارند.
یک مطالعه علمی نشان داده است که مدیریت زمان روی عملکرد شغلی اثری قابل‌توجه دارد و قدرت خلق سود سازمان و میزان درآمد افراد را افزایش می‌دهد.
12_ تحویل به موقع پروژه‌ها
برجسته‌ترین و شاید مهم‌ترین دلیل اهمیت برنامهریزی، تکمیل به موقع کارها و وظایف است. اگر مدیریت زمان داشته باشید، می‌توانید طبق ضرب‌الاجل‌ها اقدام کنید و رضایت مدیر، کارفرما یا مشتریان‌تان را جلب کنید.
13_ بهبود کیفیت کار
ابزار مدیریت زمان کسب و کار به شما کمک می‌کند مهم‌ترین وظایف‌تان را بشناسید و به آنها زمان کافی اختصاص دهید. وقتی حواس‌پرتی‌ها را حذف کنید و با تمرکز کامل به کارهای مهم بپردازید، کیفیت کارتان به شکل قابل‌توجهی افزایش می‌یابد.
14_ استرس و اضطراب کمتر
تحقیقات علمی نشان داده است که مدیریت زمان با مدیریت استرس و اضطراب ارتباط مستقیم دارد. استرس و اضطراب باعث می‌شود ضرب‌الاجل‌ها را از دست بدهید، کار را با کیفیت پایین تکمیل کنید و سطح سلامت جسمی و ذهنی پایین‌تری داشته باشید.
شما باید مسئولیت سلامت روانی خودتان و کارکنان‌تان را برعهده بگیرید و از عدم وجود نگرانی و استرس در خودتان و دیگر افراد اطمینان حاصل کنید.
15_ روابط شغلی بهتر
افرادی که اهمیت مدیریت زمان کسب و کار را درک کرده‌اند و این مهارت را در خود پرورش داده‌اند، روابط کاری مطلوب‌تری را تجربه می‌کنند. این افراد در کاری که انجام می‌دهند سازنده هستند و نسبت به دیگر کارکنان محبوبیت بیشتری دارند.
16_ افزایش قدرت تصمیم‌گیری
When you manage your time well, you have the mental clarity to make better decisions. You’re less likely to feel rushed or overwhelmed, which can lead to poor choices.
وقتی زمانت را به‌خوبی مدیریت می‌کنی، ذهنِت شفاف‌تر می‌شود و تصمیم‌های بهتری می‌گیری. در این حالت، کمتر احساس شتاب‌زدگی یا فشار می‌کنی؛ وضعیتی که معمولاً به انتخاب‌های نادرست می‌انجامد. Humanitarian Academy for Development
در واقع، تصمیم‌گیری آگاهانه نیازمند وقت گذاشتن، کسب اطلاعات، تجزیه و تحلیل است. مهارت مدیریت زمان فشار کاری، تنش و استرس کارکنان را کاهش می‌دهد و کارکنان می‌توانند با آرامش خاطر تصمیم‌گیری کنند.
17_ اقدام به‌موقع و خوش‌قولی
اگر وظایف و کارها را به موقع شروع نکنید، نمی‌توانید آنها را به موقع به پایان برسانید. دنبال کردن برنامه‌ها، پروژه‌ها و جلسات در نگاه اول دشوار به‌نظر می‌رسد اما راهکار آن مدیریت زمان کسب و کار است.
مهارت مدیریت زمان، برنامه‌تان را با ضرب‌الاجل‌ها و قرار ملاقات‌هایی که دارید هماهنگ می‌کند.
وبینار ماشین پولسازی دلاری
اگر دنبال «کسب درآمد دلاری» هستی و نمی‌دونی از کجا شروع کنی این وبینار رایگان مختص تویه
تاریخ وبینار: جمعه ۱۶ آبان ساعت ۱۲ ظهر
تا برگزاری وبینار!
- بیشتر بخوانید: برنامه ریزی روزانه برای کودکان
- بیشتر بخوانید: آشنایی با تکنیک های مدیریت زمان
18_ اعتبار بیشتر
افراد مسئولیت‌پذیر و دارای اعتبار، توجه کارفرما و مدیران را به خود جلب می‌کنند، جایگاه‌های شغلی بهتری را تجربه می‌کنند و نسبت به دیگر افراد، سطح درآمد بالاتری دارند. این افراد وظایف‌شان را در زمان تعیین شده به اتمام می‌رسانند و خوش‌قول هستند.
کارکنانی که مدیریت زمان دارند، پایبندی به تعهدات‌شان را نشان می‌دهند و این توانایی را دارند که به وعده‌هایشان عمل کنند. این امر اعتماد مدیران و کارکنان را جلب خواهد کرد.
19_ افزایش کارایی و عملکرد
اگر در مدیریت زمان کسب و کار ضعیف باشید، کارهای روزانه شما را سردرگم و ناتوان خواهد کرد. در نقطه مقابل، اگر زمان‌تان را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید، عملکرد بهتر و احساس تسلط خواهید داشت.
20_ فرصت شبکه‌سازی
اگر زمان‌تان را مدیریت کنید، زمان کافی برای شرکت در کارگاه‌های آموزشی، سخنرانی‌های تخصصی، فعالیت‌های سرگرم کننده و… را خواهید داشت. این یک فرصت فوق‌العاده برای ایجاد ارتباطات ارزشمند است.
کلام آخر
در این مطلب آموزشی با اهمیت برنامه ریزی در زندگی فردی و زندگی شغلی آشنا شدید. حالا می‌توانید با توجه به سبک‌زندگی‌تان، متناسب‌ترین استراتژی مدیریت زمان کسب و کار را انتخاب و پیاده‌سازی کنید. از اینکه تا انتهای این مقاله با ما همراه بودید از شما متشکریم.
منابع:
