یک مطالعه علمی منتشر شده در مجله Western Journal of Nursing Research نشان می‌دهد: اگر به‌صورت هم‌زمان چند استراتژی مدیریت زمان در محیط کار را به‌کار بگیرید، بازدهی‌تان به طرز چشم‌گیری افزایش می‌یابد. (تحقیق علمی) اگر این استراتژی‌ها را نمی‌شناسید و تمایل دارید به بالاترین سطح بازدهی دست پیدا کنید، لطفا با ما همراه باشید. در ادامه این مطلب آموزشی با انواع استراتژی‌ها و راهکارهای مدیریت زمان آشنا خواهید شد.
اهمیت مدیریت زمان در محیط کار
مدیریت زمان نیازمند تصمیم‌گیری فعال در مورد وظایفی است که باید انجام‌شان را شروع کرد. بدون مدیریت زمان، افراد دائماً به محرک‌های خارجی واکنش نشان می‌دهند و کنترل کمتری بر روی زندگی و شغل خود خواهند داشت. (منبع)
انجام به موقع کارها و تکمیل لیست وظایف، نه تنها روی عملکرد شما تاثیر دارد، بلکه بازدهی کل اعضای تیم‌تان را افزایش می‌دهد. این اتفاق درست مثل دومینو عمل می‌کند و اگر شما خوب کار نکنید، عملکرد دیگر اعضای گروه‌تان هم مختل خواهد شد.
مدیریت زمان در محیط کار می‌تواند شامل کارهای بسیار کوچک مثل نصب یک اپلیکیشن مسدود کننده سایت‌ها و حواس‌پرتی‌ها باشد. این اقدام‌ها در راستای ایجاد تعادل بین زندگی شخصی و فعالیت‌های شغلی، اولویت‌بندی کارها و افزایش بازدهی است.
اگر تکنیک‌های مدیریت زمان را در محیط کارتان پیاده‌سازی کنید، از مزایای زیر بهره‌مند خواهید شد:
- روی کارهای مهم متمرکز می‌شوید و خروجی با کیفیت‌تری را ارائه می‌کنید.
- احساس اطمینان و تسلط بر کارهای روزانه در شما شکل می‌گیرد.
- در یک مدت زمان محدود، بیشتر از دیگران کار می‌کنید.
- بین فعالیت‌های شغلی و زندگی شخصی‌تان تعادل ایجاد می‌شود.
- سطح اهمال‌کاری‌تان کاهش می‌یابد و انگیزه‌تان بیشتر می‌شود.
- قدرت ارتباطی و شبکه‌سازی‌تان ارتقا پیدا می‌کند.
- انرژی‌تان را به کارهای عمیق و پربازده اختصاص می‌دهید.
- بیشتر بخوانید: اهمیت برنامه ریزی چیست؟
- بیشتر بخوانید: بهترین اپلیکیشن برنامه ریزی فارسی
- بیشتر بخوانید: چرا برنامه ریزی زنان خانه دار مهم است؟
دنبال افزایش درآمد هستی؟
وبینار «۷ فرمول پول» فاصله تو تا کسب ثروته!
۴ جلسه محتوای ناب و نایاب
۱۵ تکنیک مدیریت زمان در محیط کار
اهمیت بالای مدیریت زمان در محیط کار باعث شده مطالعات علمی گسترده در این زمینه صورت بگیرد. به همین خاطر با حجم وسیعی از راهکارهای کاربردی و موثر روبرو هستید. در گام اول باید این تکنیک‌ها را بشناسید و سپس از طریق آزمون و خطا تکنیک مناسب خودتان را پیدا کنید.
۱_ هدف‌گذاری: به زمان‌تان معنا بدهید
اگر هدف نداشته باشید، ذهن‌تان به راحتی سراغ کارهای بی‌اهمیت خواهد رفت. هدف‌گذاری همان چیزی است که شما را به سمت مدیریت زمان در محیط کار هل می‌دهد و سطح انگیزه‌تان را بالا می‌برد.
نکته: اگر هدف نداشته باشید، مدیریت زمان بی‌معناست.
استراتژی SMART به شما کمک می‌کند هدف‌گذاری کنید. ویژگی‌های یک هدف خوب و کارآمد به شرح زیر است:
- S: هدف‌تان باید خاص، واضح و مشخص باشد.
- M: هدف‌تان باید قابل اندازه‌گیری و قابل سنجش باشد.
- A: باید هدفی بگذارید که قابل دست‌یابی باشد، یعنی منابع و امکانات لازم برای تحقق آن فراهم باشد.
- R: هدف‌تان باید کوچک و مرتبط با یک هدف بزرگ‌تر باشد.
- T: برای این هدف یک ضرب‌الاجل تعیین کرده و آن را محدود به زمان کنید.
۲_ هدر رفت زمان: قدر ثانیه‌ها را بدانید
اگر می‌خواهید زمان‌تان را مدیریت کنید، باید بدانید که وقت‌تان صرف چه چیزهایی می‌شود. کافی است به مدت یک هفته فعالیت‌هایتان را به‌صورت دقیق ثبت کنید و سپس آن را تجزیه و تحلیل کنید.
به‌طور خلاصه:
- فعالیت‌های روزانه‌تان را به مدت ۷ روز ثبت و مکتوب کنید.
- دزدهای زمان را شناسایی کنید.
- ساعات اوج تمرکز و پیک بازدهی را بشناسید.
- واقع‌بین باشید، روی کارهای مهم متمرکز شوید و برنامه‌ریزی کنید.
۳_ انرژی اول صبح: قورباغه‌ات را قورت بده!
یک استراتژی موثر و کاربردی مدیریت زمان در محیط کار، این است که در همان ابتدای صبح “قورباغه تان را قورت بدهید”. طبق این تکنیک، باید سخت‌ترین یا مهم‌ترین کار را در اولویت قرار دهید، آن کار را به اتمام برسانید و بعد سراغ دیگر کارها بروید.
اگر اهمال‌کار هستید، همان ابتدای صبح قورباغه‌تان را قورت بدهید.
۴_ ماتریس آیزنهاور: هوشمندانه اقدام کنید
اگر می‌خواهید زمان‌تان را به‌صورت هوشمندانه مدیریت کنید، باید کارهایتان را به شیوه‌ای متفاوت و موثر دسته‌بندی کنید. ماتریس آیزنهاور وظایف‌تان را بر اساس فوریت و اهمیت دسته‌بندی می‌کند.
چهار ربع ماتریس آیزنهاور:
- فوری، مهم: این کارها نیازمند توجه و اقدام سریع هستند. یک بحران شغلی یا بیماری غیر منتظره، هم فوری است و هم مهم.
- غیرفوری، مهم: این کارها در بلندمدت نتیجه می‌دهند و باید آنها را در اولویت قرار دهید. ورزش کردن یک کار غیرفوری اما مهم است.
- فوری، غیرمهم: این کارها زیاد مهم نیستند و بهتر است آنها را واسپاری کنید یا با کمی تعویق انجام دهید. پاسخ دادن به تماس افراد شاید مهم نباشد، اما نباید آن را با تاخیر زیاد انجام دهید.
- غیرفوری، غیرمهم: این کارها لذت‌بخش هستند اما وقت و انرژی‌تان را تلف می‌کنند. چک کردن شبکه‌های اجتماعی و تماشای تلویزیون نه مهم است و نه فوری!
۵_ قانون ۸۰/۲۰: راز موفقیت سریع را بشناسید
اصل پارتو یا قانون ۸۰/۲۰ می‌گوید ۸۰% نتایج حاصل ۲۰% تلاش هوشمندانه هستند. با استفاده از این قانون می‌توانید کارهای غیر مهم را حذف کنید و از زمان‌تان به بهترین شکل ممکن استفاده کنید.
این نکته را به‌خاطر داشته باشید که تعداد کمی از کارها، بیشترین نتیجه ممکن را رقم می‌زنند و با صرف زمان می‌توانید این کارها را پیدا کنید.
- بیشتر بخوانید: موفقیت چیست؟
- بیشتر بخوانید: چگونه به موفقیت برسیم؟
- بیشتر بخوانید: برای موفقیت باید چیکار کرد؟
- بیشتر بخوانید: فرمول موفقیت
- بیشتر بخوانید: انواع موفقیت
۶_ نه گفتن: مدیریت زمان در محیط کار
اگر مهارت “نه گفتن” را بلد نباشید، حجم کارهایتان زیاد می‌شود و نمی‌توانید به همه آنها بپردازید. اگر به کارهای غیرضروری نه بگویید، می‌توانید روی کارهای مهم و کلیدی متمرکز شوید و زمان و انرژی‌تان را مدیریت کنید.
نه گفتن همیشه آسان نیست و باید آن را تمرین کنید. بهتر است با کمترین میزان پرخاش و در مودبانه‌ترین حالت ممکن به دیگران نه بگویید و نسبت به افراد حساس و آسیب‌پذیر مهربان‌تر باشید!
۷_ تکنیک پومودورو: حداکثر بهره‌وری را تجربه کنید
پومودورو یکی از تکنیک‌های مدیریت زمان در زندگی شخصی و محیط کار است که اساس آن بر کار کوتاه‌مدت و بازدهی متمرکز است. این روش می‌گوید که شما باید ۲۵ دقیقه کار کنید و ۵ دقیقه را به استراحت کردن اختصاص دهید.
این تکنیک تمرکز شما را حفظ می‌کند، خستگی‌تان را برطرف می‌کند، احساسات منفی‌تان را کاهش می‌دهد و بازدهی‌تان را بالا می‌برد. با استفاده از یک تایمر می‌توانید روش پومودورو را پیاده‌سازی کرده و قدرت آن را مشاهده کنید.
۸_ ساخت عادت: قدرتمندترین ابزار عمل‌گرایی
کارهای تکراری و خسته کننده را به عادت تبدیل کنید و جلوی هدر رفت زمان را بگیرید. برای انجام کاری که به آن عادت کرده‌اید، نیاز نیست تصمیم‌گیری کنید و این یعنی مغزتان زمان شروع کار احساس نگرانی، استرس و خستگی کمتری خواهد داشت.
چطور می‌توانیم یک عادت جدید بسازیم؟
- انتخاب لنگر: لنگر یا محرک فعالیتی است که مغزتان به انجام آن عادت کرده است. برای ساخت عادت جدید، می‌توانید شستن دست‌ها یا نشستن روی مبل را به‌عنوان لنگر انتخاب کنید.
- ریزاقدام: ریزاقدام همان عادت مورد نظرتان است، اما باید بسیار ساده، سریع و بدون مقاومت باشد. برای ساخت عادت مطالعه کردن، می‌توانید بگویید که ۱ جمله از کتاب مورد نظرم را می‌خوانم.
- پاداش سریع: پاداش‌ها لذت‌بخش هستند و به مغزتان یادآوری می‌کنند که با مشاهده لنگر، ریزاقدام را انجام دهید. پاداش (جشن) می‌تواند این باشد که به خودتان بگویید: آفرین.
باید بین لنگر، ریزاقدام و پاداش یک ارتباط محکم و متناسب ایجاد کنید و ۲ الی ۳ هفته روی عادت جدیدتان پافشاری و اصرار داشته باشید. با گذشت زمان، مغزتان کارهای تکراری و حتی خسته کننده را به‌صورت اتوماتیک انجام خواهد داد.
پیشنهاد ویژه: روانشناسی پول
۹_ استفاده از هوش مصنوعی: مدیریت زمان در محیط کار
به کمک هوش مصنوعی می‌توانید بسیاری از وظایف وقت‌گیر و تکرار شونده را به اتمام برسانید. هوش مصنوعی اطلاعات مورد نیازتان را در کمترین زمان ممکن جمع‌آوری می‌کند و کارایی و تمرکزتان را افزایش می‌دهد.
ابزارهای هوش مصنوعی متنوع و گسترده‌اند و شما باید بتوانید مناسب‌ترین ابزار را پیدا کنید. بسیاری از این ابزارها دارای رابط کاربری ساده هستند و به سادگی می‌توان از آنها استفاده کرد.
برخی از ابزارهای قدرتمند هوش مصنوعی شامل موارد زیر است:
- هوش مصنوعی گوگل: این ابزار قدرتمند به سوالات‌تان پاسخ می‌دهد، تصاویرتان را تحلیل کرده و کد یا متن جدید تولید می‌کند.
- یوتیوب دایجست: این ابزار می‌تواند ویدیوهای یوتیوب را برای‌تان خلاصه کند.
- ارنی بات: با استفاده از این ربات می‌توانید متن، تصویر، صدا و ویدیو تولید کنید.
- کدیوم: با استفاده از این ابزار می‌توانید با بازدهی و سرعت بیشتر کدنویسی کنید.
- مانیک: برای فعالیت‌های آکادمیک و دانشجویی می‌توانید از مانیک استفاده کنید.
- بیشتر بخوانید: برنامه ریزی روزانه برای کودکان
- بیشتر بخوانید: موفقیت مالی چیست؟
- بیشتر بخوانید: آشنایی با تکنیک های مدیریت زمان
- بیشتر بخوانید: همه چیز درباره برنامه ریزی روزانه برای نوجوانان
۱۰_ سیستم GTD: با فراموش‌کاری خداحافظی کنید
ذهن ما دائماً مشغول است و به این فکر می‌کند که در گام بعد باید چه اقدامی کند. دیوید آلن با ارائه سیستم جی‌تی‌دی (Getting Things Done) هرگونه نگرانی ذهنی در مورد هدف‌گذاری، سازمان‌دهی، اولویت‌بندی و عمل‌گرایی را به حداقل رسانده است.
به کمک سیستم GTD می‌توانید روی جنبه‌های مختلف زندگی‌تان متمرکز شوید. این سیستم مناسب افراد پرمشغله و افرادی است که می‌خواهند مدیریت زمان در محیط کار و سازمان را به‌صورت جامع پیاده‌سازی کنند.
۱۱_ چند وظیفه‌ای نباشید: راز بازدهی و کارایی
تحقیقات علمی چند وظیفه‌ای بودن یا مولتی تسکینگ را دشمن بازدهی و حتی دشمن سلامتی معرفی کرده‌اند. در حقیقت مغز انسان برای انجام چند کار به‌صورت هم‌زمان طراحی نشده است. چند ثانیه طول می‌کشد تا مغز ما بتواند بین دو کار جابجا شود و این نیازمند صرف انرژی، تمرکز و زمان است.
۱۲_ تعیین ضرب‌الاجل: زمان‌تان را کنترل کنید
ضرب‌الاجل یعنی تعیین زمان محدود برای انجام یک کار. یک ضرب‌الاجل یا ددلاینِ واقع‌بینانه، احساس مسئولیت‌پذیری‌تان را افزایش می‌دهد.
زمانی‌که ضرب‌الاجل مشخص کرده باشید، می‌دانید که کار مورد نظر در چه زمانی باید تکمیل شود و این تمرکزتان را افزایش می‌دهد. ضرب‌الاجل‌ها جلوی هدر رفت زمان را می‌گیرند و اجازه نمی‌دهند که انجام شدن یک کار بیش از حد طول بکشد.
۱۳_ کاهش حواس‌پرتی‌ها: محیط‌تان را مهندسی کنید
حواس‌پرتی‌ها توجه‌تان را مصرف می‌کنند، زمان‌تان را هدر می‌دهند و کیفیت نهایی را کاهش می‌دهند. این حواس‌پرتی‌ها در محیط کار فراوان‌اند، اما اگر در منزل‌تان کار می‌کنید، باید حواس‌پرتی‌ها را با جدیت بیشتر مدیریت کنید.
چند ایده کاربردی برای کاهش حواس‌پرتی‌ها:
- تلفن همراه را خاموش کنید یا اعلان‌ها را غیرفعال کنید.
- به اطرافیان خود بگویید که در حال کار کردن هستید و نیاز به تمرکز دارید.
- یک فضای مشخص را به کار کردن اختصاص دهید.
- صداهای محیط را کاهش دهید و نویزها را از بین ببرید.
- بیشتر از قبل استراحت کنید و به اندازه کافی بخوابید.
- در بازه‌های زمانی مشخص شبکه‌های اجتماعی‌تان را بررسی کنید.
۱۴_ ساعات پربازده: کمترین زمان، بیشترین نتیجه
افراد فعال و موفق همیشه در حال کار کردن نیستند. این افراد بهترین زمانِ انجام کارها را پیدا می‌کنند و از آن چند ساعت بیشترین بهره ممکن را می‌برند.
بازه‌های زمانی پربازده‌تان را بشناسید و برای آن ارزش بالایی قائل باشید. این زمان را در اختیار دیگران قرار ندهید، کارهای غیرمهم را به ساعات دیگر موکول کنید و مهم‌ترین وظایف‌تان را در این ساعات به اتمام برسانید.
۱۵_ تعویق هوشمندانه: خلاقیت‌تان را افزایش دهید
احساس تمایل به عقب انداختن کارها را سرکوب نکنید. این احساس گاهی اوقات می‌خواهد بگوید که نیاز به استراحت دارید و باید خستگی‌تان را برطرف کنید. گاهی اوقات لازم است به صورت هوشمندانه کارهایتان را عقب بیندازید.
اگر احساس سردرگمی دارید، قدرت ذهنی‌تان کاهش یافته و می‌خواهید سطح خلاقیت‌تان را بالا ببرید، بهتر است کارهایتان را به‌صورت هوشمندانه به تعویق بیندازید.
کلام آخر
تکنیک‌های مدیریت زمان در محیط کار فراوان‌اند و حالا که این تکنیک‌ها را شناخته‌اید، با صرف زمان می‌توانید متناسب‌ترین راهکارها را انتخاب و پیاده‌سازی کنید. از این‌که تا انتهای این مطلب آموزشی با ما همراه بودید از شما متشکریم. امیدواریم این مقاله مورد توجه شما قرار گرفته باشد.
منابع:
